Strategische Personalplanung (SWP)

Personalverantwortliche erwähnen oft das Konzept der Personalplanung, erklären es aber selten. Richtig angewandt, ermöglicht die Personalplanungsstrategie den Personalleiterinnen und Personalleitern, die Möglichkeiten zu planen, die sie in Zukunft nutzen werden. Doch was ist strategische Personalplanung und warum ist sie so wichtig? In diesem Artikel erläutern wir den Prozess der Personalplanung, geben einige Beispiele und stellen abschließend eine Reihe von Instrumenten vor, mit denen Sie mit der Planung Ihres Personals beginnen können.

Wenn Sie veraltete HR-Techniken wie Downsizing anwenden, können Sie keine nachhaltigen Geschäftsprozesse aufbauen, sich nicht auf die Mitarbeiterentwicklung konzentrieren und keine stabile Unternehmenskultur schaffen. Stattdessen hilft eine Personalplanungsstrategie Unternehmen dabei, einen effektiven Geschäftsplan zu erstellen und ihre Mitarbeiter:innen weiterzubilden.

Strategische Personalplanung (SWP) hilft Unternehmen, ein einziges Ziel zu erreichen – genügend qualifizierte Mitarbeiter:innen für die Zukunft zu haben. Mit anderen Worten: Es geht darum, die richtige Person für die richtige Position zur richtigen Zeit zu haben.

Darüber hinaus hat eine strategische Personalplanung folgende Vorteile:

Demografischer Wandel

Die alternde Erwerbsbevölkerung bringt mehrere Herausforderungen mit sich, darunter Fachkräftemangel, Umschulungsprobleme und Massenverrentung. Dank strategischer Personalplanung können jüngere Talente die notwendige Erfahrung sammeln, um für eine neue Position bereit zu sein.

Reduzierung der Kosten

Der verschärfte globale Wettbewerb motiviert die Unternehmen, intelligenter zu arbeiten. Es besteht keine Notwendigkeit, Zeit und Geld für die Suche nach neuen Spezialisten aufzuwenden, wenn man interne Spezialisten vorbereiten kann. Außerdem kostet eine hohe Personalfluktuation die Unternehmen Tausende von Dollar. Eine Strategie, die festlegt, wen Sie einstellen müssen, wie Sie sie einstellen wollen und wie Sie neue Mitarbeiter:innen gewinnen, wird die Mitarbeiterbindung, die Produktivität und die Kapitalrendite (ROI) erhöhen.

Lassen Sie uns über die Zahlen sprechen! Die durchschnittlichen Arbeitskosten in den Vereinigten Staaten steigen; im Jahr 2021 beispielsweise um 1,1 % gegenüber dem letzten Jahr. Für wachsende Unternehmen ist das eine Herausforderung. Die Personalplanung kann jedoch eine effektive Lösung sein. So konnte Deloitte, ein Beispiel für ein großes Unternehmen, nach der Anwendung der strategischen Personalplanung etwa 6 Millionen Dollar pro 100 Beschäftigte einsparen, die im Rahmen des Programms neu zugewiesen wurden.

Flexibilität

Strategische Personalplanung hilft Unternehmen, ihre geschäftlichen Anforderungen, Skills und Talente zu ermitteln, um diese Anforderungen zu erfüllen und die Mitarbeiter:innen zu erfolgreicher Arbeit zu motivieren.

Talent Management

Talentierte Mitarbeiter:innen sind ein Wettbewerbsvorteil für das Unternehmen. Eine strategische Personalplanung hilft dabei, die richtigen Mitarbeiter:innen auszubilden, um einen würdigen Ersatz für ausscheidende Mitarbeiter:innen zu finden.

Verbesserung der KPIs

Eine Personalplanungsstrategie hilft Ihnen, die gewünschten Ergebnisse zu ermitteln, die Human Resources auf die Unternehmensziele abzustimmen und die Motivation und das Engagement der Beschäftigten zu steigern.

Strategische Personalplanung ist kein Allheilmittel für alle HR-Aufgaben. Seien Sie sich daher der potenziellen Risiken bewusst, die damit einhergehen:

Selbstzufriedenheit

Ein Personalplan kann zu der Annahme führen, dass alles unter Kontrolle ist, was Personalleiter:innen dazu zwingt, den Plan aus den Augen zu verlieren oder nicht mehr nach Veränderungen zu suchen.

Strategische Personalplanung ist jedoch kein einmaliger Prozess; sie erfordert langfristiges Lernen und Analysen.

Unvorhersehbarkeit

Sicher, eine strategische Personalplanung gibt Ihrem Unternehmen eine ausgezeichnete Stabilität, indem sie die Skills Ihrer Mitarbeiter:innen entwickelt. Es gibt jedoch keine Garantie dafür, dass die von Ihnen ausgebildeten Mitarbeiter:innen lange genug in Ihrem Unternehmen bleiben, um von Ihrer Investition zu profitieren.

Ebenso kann ein strategischer Personalplanungsansatz möglicherweise Initiativen einschränken, die über die derzeitigen Personalplanungsparameter hinausgehen, was die Kreativität und Flexibilität beeinträchtigt.

Die Grundlage der strategischen Personalplanung besteht darin, die richtigen Skills zur richtigen Zeit an den richtigen Ort zu bringen. Dank der SWP und eines soliden Personalmanagements können sich Unternehmen sicher fühlen und die zukünftigen Herausforderungen im Bereich der Talente mit Zuversicht meistern.

Um Sie bei der Umsetzung einer optimalen strategischen Personalplanung zu unterstützen, haben wir 4 hilfreiche Tipps für Sie zusammengestellt.

Nutzen Sie Daten, um Ihren Personalbedarf und -bestand zu planen

Ihr Unternehmen ist ein lebendiger Organismus. Es verändert und erweitert seinen Umfang, seine Belegschaft, seine Kultur und alle Aspekte, die den Prozess der strategischen Personalplanung beeinflussen. Deshalb ist es wichtig, die Veränderungen in Ihrem Unternehmen zu erfassen und ständig zu überwachen und zu bewerten, wie sich diese Veränderungen auf die Qualität Ihrer Mitarbeiter:innen auswirken. Zu diesen Veränderungen gehören Skills, Motivation und Produktivität.

Anhand dieser Daten können Sie sich abzeichnende Muster in Ihrem Unternehmen erkennen und den Bedarf auf dem Talentmarkt vorhersagen.

Erarbeiten Sie einige Szenarien, um zukünftige Herausforderungen zu meistern

Ganz gleich, ob Ihr Ziel darin besteht, Skills Gaps zu schließen und ein Unternehmen für künftige Umstrukturierungen oder die digitale Transformation zu rüsten – eine strategische Personalplanung hilft Ihnen bei der Vorbereitung.

Sie können Personalszenarien simulieren, datengestützte Planungsszenarien sinnvoll gestalten, Skills Gaps ermitteln und Talent-Management-Maßnahmen entwickeln, um die Belegschaft zu verändern.

Die entwickelte Modellierung bestimmt den künftigen Personalbedarf auf der Grundlage der Geschäftsentwicklung und der in der nächsten Phase ermittelten Betriebsmodelle.

Nicht vergessen, die Arbeitsmarktsituation weiterhin zu beobachten

Unsere Welt verändert sich schnell und es ist wichtig, den Überblick über die Veränderungen zu behalten – hier und jetzt. Stellen Sie daher bei der Auswahl von Tools für die strategische Personalplanung sicher, dass Sie Informationen über den Arbeitsmarkt erhalten können:

• Wie sehen die kommenden Entwicklungen in Ihrer Branche aus?
• Wie wirken sich die Trends auf die Nachfrage nach Jobs und Skills aus?
• Welche Skills und Berufe der Zukunft zeichnen sich in Ihrem Bereich ab?
• Welche Arbeitsmodelle gibt es in anderen Organisationen?

Die Arbeitsmarktdaten geben Aufschluss über die besten Stellenangebote für Ihre Konkurrenten (in verschiedenen Branchen) und liefern Ihnen Informationen über die Skills und Positionen, die Ihre Mitbewerber suchen.

Beseitigen Sie falsche Vorstellungen über die SWP, um die Unterstützung Ihres Teams zu erhalten

Bei der Umsetzung einer strategischen Personalplanung in Ihrem Unternehmen steht ein Team von engagierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bereit, um mit Ihnen zusammenzuarbeiten und Veränderungen in der Belegschaft vorzunehmen. Sie sollten bereit sein, gegen Missverständnisse anzukämpfen, um Ihre Kolleginnen und Kollegen, Manager:innen und Vorgesetzten zu unterstützen.

Vergewissern Sie sich, dass Sie die Einwände von Führungskräften und der Führungsebene kennen oder vorhersehen können (so etwas wie strategische Personalplanung ist die alleinige Aufgabe der Personalabteilung). Skizzieren Sie die Vorteile der strategischen Personalplanung in der Sprache der Wirtschaft und des Gewinns für Ihre Führungsebene. Erläutern Sie den Beteiligten, warum die Personalplanung nicht in der Verantwortung der Personalabteilung liegen kann und warum es entscheidend ist, zusammenzuarbeiten.

Nach Angaben des CIPD können durch Personalplanungsprozesse die Arbeitskosten gesenkt, auf veränderte Kundenbedürfnisse reagiert und die Mitarbeiterbindung sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben verbessert werden. Die strategische Personalplanung umfasst Schritte zur Analyse des aktuellen Personalbestands. Sie ermittelt den künftigen Bedarf sowie Lücken zwischen Status quo und Ziel, implementiert Lösungen zur Erreichung der Ziele und setzt einen strategischen Plan durch den richtigen Einsatz von Talenten um.

Analysieren Sie den Ist-Zustand des Unternehmens sowie externe Faktoren wie Markt und Wirtschaftslage, um zu sehen, wie das Unternehmensumfeld funktioniert.

Interne Faktoren bestimmen, wie die Belegschaft hinsichtlich Geschlecht, Alter, Spezialisierung und Standort strukturiert ist. Ein weiterer interner Faktor sind die Arbeitskosten und andere Ausgaben. Zu den internen Faktoren gehören auch Informationen darüber, wie der Recruiting-Prozess funktioniert.

Anhand der Stärken und Schwächen Ihres Teams können Sie beurteilen, ob es in der Lage ist, die aktuellen und künftigen Ziele vor Ort zu erreichen.

Indem Sie die leistungsstärksten und potenzialstärksten Mitarbeiter:innen identifizieren, können Sie zukünftige Beförderungen planen und Führungspositionen fördern. Sie können auch überlegen, ob das derzeitige Team hauptsächlich aus alternden Talenten besteht, die möglicherweise bald in den Ruhestand gehen und Lücken in der Belegschaft hinterlassen.

In diesem Schritt analysieren Sie die Kompetenzen, die das Unternehmen benötigt, und die Skills, über die Sie verfügen. Ein kürzlich veröffentlichter Bericht, der Future of Job Report, besagt, dass im Jahr 2022 fast 54 % aller Arbeitnehmer:innen erhebliche Umschulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen benötigen werden. Achten Sie auf diese Gaps:

• Skills Gaps – das Wissen über neue Skills und Trainings wird den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern helfen, bessere Leistungen zu erbringen und sicherzustellen, dass alle Skills sichtbar sind.
• Opportunity Gaps – ermöglicht die interne Mobilität von Talenten, eröffnet neue Möglichkeiten für Ihre Mitarbeiter:innen und motiviert sie zum Lernen.
• Distribution Gaps – stellen Sie fest, wie Sie Ihre Talente im Unternehmen verteilen und wo es möglicherweise Lücken gibt.
• Zeit – die Einstellung einer schwer zu findenden Fachkraft kann bis zu neun Monate oder länger dauern. Sie können in Erwägung ziehen, den Bedarf an bestimmten Fachkräften durch Training und Umschulungen zu decken.
• Diversity Gaps – die Analyse hilft Ihnen, Ihre guten Absichten in Bezug auf Vielfalt mit einem echten kulturellen Wandel zu verbinden. Sie ist eine Möglichkeit, Ihre Organisation zu einem verlässlichen Ort zu machen, an dem Menschen auf ihre beruflichen Ziele hinarbeiten.

Bei der strategischen Personalplanung geht es nicht nur um die Rekrutierung. Sie darf sich nicht nur auf das Potenzial der Mitarbeiter:innen und die Kohärenz der Geschäftsbereiche beziehen. Darüber hinaus sollte die strategische Personalplanung auch das Potenzial und die Einbeziehung der Mitarbeiter:innen berücksichtigen und mit der technologischen Landkarte des Unternehmens verflochten sein:

• Zeit und Geld für die Beseitigung von festgestellten Defiziten
• Verfahren zur Organisation und Durchführung von Schulungen
• Eingesetzte Ressourcen
• Einstellungsstrategie (Einstellung von Fachkräften oder Berufsbeginnende und deren Ausbildung; interne oder externe Einstellung)

Strategische Personalplanungsinstrumente unterstützen Sie bei der Durchführung der vier oben genannten Schritte, damit Sie Ihre Mitarbeiter:innen von Anfang bis Ende effektiv planen und entwickeln können.

Doch wie wählt man Software und Tools aus, die Ihnen helfen, Routinearbeit zu vermeiden, Ihre Ziele zu erreichen und Ihr Team schnell anzupassen? Bei der Auswahl einer intelligenten Software zur Personaleinsatzplanung sind fünf Faktoren zu beachten:

• Schritt 1: Beginnen Sie mit einer Organisationsstrategie auf höchster Ebene.
• Schritt 2: Bewerten Sie Ihren derzeitigen Personalbestand.
• Schritt 3: Erstellen Sie Daten über die Belegschaft.
• Schritt 4: Ermitteln Sie Verbesserungs- und Optimierungsmöglichkeiten.
• Schritt 5: Planen Sie für eine vielfältige Zukunft.