Tipps zur strategischen Personalplanung

Wenn Ihr Unternehmen eine ganzheitliche Sicht auf seine Zukunft durch das Prisma zukünftiger Fähigkeiten anstrebt, die Personalbeschaffung rationalisieren und das Skill-Management kosteneffizient halten möchte, kann strategische Personalplanung (SWP) die Antwort auf diese Bedürfnisse geben.  

Im Mittelpunkt der strategischen Personalplanung steht die Frage, wie Personalverantwortliche die richtigen Skills zum richtigen Preis an den richtigen Ort bringen. Mit strategischer Personalplanung und kluger HR-Steuerung können sich Unternehmen sicherer fühlen. 

Um Ihnen zu helfen, das Beste aus der strategischen Personalplanung herauszuholen, haben wir vier praktische Tipps zusammengestellt, die Sie im Auge behalten sollten.  

Ihr Unternehmen ist ein lebendiger Organismus. Es verändert und erweitert ständig seinen Tätigkeitsbereich, seine Mitarbeiter, seine Kunden und seine Kultur. All diese Aspekte wirken sich auf den strategischen Personalplanungsprozess aus. Deshalb ist es entscheidend, die Veränderungen in Ihrem Unternehmen zu erfassen und ständig zu verfolgen und zu bewerten, wie sich diese Veränderungen auf die Qualität Ihrer Belegschaft auswirken: Qualifikation, Motivation, Leistung und andere Aspekte.  

Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, „wie es anfängt“ und machen Sie eine Bestandsaufnahme des Ist-Zustandes in Ihrem Unternehmen.  Wir empfehlen Ihnen, die folgenden Daten zu sammeln und zu verfolgen:  

• FTEs und Personalbestand  
• Alters- und Geschlechtsverteilung  
• Fluktuations- und Bindungsrate  
• Interne Mobilitätsrate  
• Daten zur Mitarbeiterentwicklung  
• Skill-Matrix Ihrer Mitarbeiter  
• Leistungsmessung  
• Time-to-Hire für kritische Positionen  

Nehmen Sie diese essenziellen Daten und behalten Sie sie regelmäßig im Auge. Diese Daten werden Ihnen helfen, die Muster zu erkennen, die in Ihrem Unternehmen auftreten, und die Zukunft vorherzusagen.  

Ganz egal, ob Ihr Ziel darin besteht, Qualifikationslücken zu schließen, die Rekrutierung und Schulung von Mitarbeitern zu optimieren, das Unternehmen für künftige Umstrukturierungen oder die digitale Transformation vorzubereiten – mit einer strategischen Personalplanung können Sie sich auf künftige Herausforderungen vorbereiten.

Mit den notwendigen Daten können Sie verschiedene vorhersehbare und unvorhersehbare Personalszenarien simulieren. Wie sollte Ihre Personalstruktur aussehen, wenn Ihr Unternehmen seine Strategie anpasst und sich auf Forschung und Entwicklung konzentriert? Wie viele FTEs würden Sie im Falle einer Umstrukturierung in bestimmten Bereichen benötigen? Und wie sollte Ihre Personalplanungsstrategie während der Pandemiezeit aussehen? Der Einsatz von SWP-Tools kann diese Szenarienplanung datenbasiert und fundiert machen.

Ein großartiges Beispiel für eine klug durchgeführte strategische Personalplanung ist die Art und Weise, wie CMS, eine internationale Anwaltskanzlei, damit umging. Das Unternehmen wollte die Auswirkungen von Geschäfts- und Personalveränderungen auf die Profitabilität der Service Lines simulieren sowie Rekrutierungs- und Entwicklungsziele festlegen, um die Veränderungen zu überwachen.

Mit Hilfe von Daten und Tools zur strategischen Personalplanung konnte CMS Skill-Gaps identifizieren und Talentmanagement-Maßnahmen entwickeln, um die Belegschaft effizient zu optimieren und ihre Personalarchitektur gestalten. CMS hat Simulationen entworfen, um den zukünftigen Personalbedarf auf Basis der Geschäftsentwicklung und der definierten Betriebsmodelle zu ermitteln. Die Szenarien, die das Unternehmen als Ergebnis erhielt, ermöglichten es, interne Karrierewege zu optimieren und neue Karrierewege zu entwickeln.

Das Verständnis komplexer Arbeitsmärkte, einschließlich der Nachfrage nach Fähigkeiten, ist der Schlüssel, um die Entwicklung der Mitarbeiter zu lenken und die Herausforderungen der Belegschaft des Unternehmens zu bewältigen. Da sich die Welt außerdem mit Lichtgeschwindigkeit verändert, ist es unerlässlich, die Veränderungen zu verfolgen – hier und jetzt. Daher sollten Sie bei der Auswahl der Tools für die strategische Personalplanung darauf achten, dass Sie die Möglichkeit haben, Einblicke in den Arbeitsmarkt in Echtzeit zu erhalten.

Wir empfehlen, die folgenden Erkenntnisse über den Arbeitsmarkt bei der strategischen Personalplanung zu berücksichtigen:

• Was sind die kommenden Trends in Ihrer Branche?
• Wie spiegeln sich diese Trends in der Nachfrage nach Jobs und Skills wider?
• Was sind die aufkommenden Skills und Jobs der Zukunft in Ihrer Industrie?
• Was sind die neuen Operationsmodelle in Organisationen?

Eine weitere Reihe von Informationen, die Sie im Auge behalten sollten, sind die zukünftigen Kompetenzstrategien Ihrer Wettbewerber. Die Arbeitsmarktdaten können Aufschluss über die besten Stellenausschreibungspraktiken Ihrer (branchenübergreifenden) Wettbewerber geben oder Ihnen einen Überblick über die von Ihren Konkurrenten gesuchten Skills und Jobrollen verschaffen. Diese Einblicke sind die Indikatoren für die Geschäftsstrategien Ihrer Wettbewerber.

Was auch immer Ihr Anwendungsfall ist, mit Daten und Tools können Sie wertvolle Erkenntnisse sammeln, die Ihnen helfen, Qualifikations- und Kapazitätslücken zu identifizieren, Maßnahmen zur Schließung zu definieren und einen Ausblick auf die Zukunft der Arbeit zu geben. So half zum Beispiel das Wissen über die Skills und Jobanforderungen des aktuellen und zukünftigen Arbeitsmarktes der Merck Group dabei, die Geschäftsziele in einen neuen Arbeitskonzeptstil zu übersetzen, Skill-Lücken zu adressieren und Pläne zur Implementierung der Belegschaft zu erstellen.

Was noch wichtig ist, wenn Sie eine strategische Personalplanung in Ihr Unternehmen einführen, ist ein Team von engagierten Mitarbeitern, die bereit sind, die Personalveränderungen zusammen mit Ihnen umzusetzen. Um die Akzeptanz Ihrer Kollegen, Manager und Führungskräfte zu gewinnen, müssen Sie bereit sein, falsche Vorstellungen zu bekämpfen. „Strategische Personalplanung ist nichts für mittelständische Unternehmen“, „Personalplanung ist ausschließlich Sache der Personalabteilung“ oder „Der Plan muss von Anfang an eine endgültige Version sein und kann nicht mehr geändert werden, sobald die SWP implementiert ist“ sind nur einige der gängigen Missverständnisse, mit denen sich HR-Experten konfrontiert sehen können.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Bedenken von Managern oder Top-Führungskräften kennen oder vorhersehen können, und gehen Sie auf diese ein, bevor Sie die gesamte Workforce-Initiative in Ihrem Unternehmen starten. Übersetzen Sie die Vorteile der strategischen Personalplanung in die Sprache des Geschäfts und des Gewinns für Ihre C-Suite. Erklären Sie den Managern, warum die Personalplanung nicht allein auf den Schultern der Personalabteilung lasten kann und warum eine Zusammenarbeit unerlässlich ist. In diesem Video sehen Sie weitere Tipps, wie Sie ein Buy-In erreichen können: