Was sind die Schritte der Personaleinsatzplanung?

Wenn wir von der Strategie der Personalplanung sprechen, können wir eine Analogie zum Leuchtturm ziehen: Die Strategie gibt uns die Richtung vor. Er kann die Steine und Felsen zeigen, die sich an der Küste befinden, aber nur der Kapitän des Schiffes entscheidet, wie er sein Boot an den Felsen vorbei zum Ziel führt. In diesem Blogbeitrag möchten wir tief in die Personalplanung und ihre Planungsphasen eintauchen.

Die Personaleinsatzplanung hat einen einfachen Zweck und eine einfache Logik. Sie muss sicherstellen, dass Ihr Unternehmen über die richtigen Mitarbeiter verfügt und diese Mitarbeiter die richtigen Skills haben. Sie ist ein integraler Bestandteil des HR-Managements und bildet den Kontext für andere HR-Aktivitäten wie Talentakquise und Mitarbeiterentwicklung.

Der Planungsprozess muss unternehmensweit erfolgen. Er erfordert eine effektive Kommunikation zwischen dem HR-Team und dem Top-Management sowie den Input der wichtigsten Stakeholder.

Wir stimmen mit dem CIPD überein: Personalplanungsprozesse können, wenn sie richtig gemacht werden, die Arbeitskosten senken, auf sich ändernde Kundenbedürfnisse reagieren, die Mitarbeiterbindung und die Work-Life-Balance verbessern.

Leider wird die Personaleinsatzplanung trotz ihrer Bedeutung oft nicht sorgfältig geplant, gemessen oder optimiert, stellt SHRM fest. Viele Organisationen sind sich der aktuellen oder zukünftigen Lücken im Personalbestand, die die Umsetzung der Geschäftsstrategie einschränken, nicht ausreichend bewusst.

Berücksichtigen Sie während des Personalplanungsprozesses die folgenden Faktoren:

• Richtige Größe: wie viele Mitarbeiter Sie einstellen müssen
• Richtige Form: die kritischen Kompetenzen/Skills, die Sie benötigen
• Richtiges Budget: wie viel es kostet, Mitarbeiter einzustellen
• Technische Machbarkeit

Die Personalplanung umfasst Prozesse wie die Analyse des aktuellen Personalbestands und die Ermittlung des zukünftigen Bedarfs, die Identifizierung von Lücken zwischen Status Quo und Zielpunkt, die Entwicklung und Implementierung von Lösungen zur Erreichung der Ziele und schließlich die Erfüllung des strategischen Plans durch den richtigen Einsatz von Talenten.

In diesem Schritt analysieren Sie den aktuellen Zustand des Unternehmens und die externen Faktoren wie Markt- und Wirtschaftslage, um das Umfeld des Unternehmens zu verstehen.

Interne Faktoren bestimmen, wie die Belegschaft zum gegenwärtigen Zeitpunkt in Bezug auf Geschlecht und Altersquote, Spezialisierung und Standort strukturiert ist. Ein weiterer interner Faktor sind die Arbeitskosten, die sich aus Löhnen und anderen personalbezogenen Kosten zusammensetzen. Zu den internen Faktoren gehört auch die Organisationsstruktur, d.h. wie der Rekrutierungsprozess funktioniert.

Ein wichtiger interner Faktor ist die Fluktuationsrate, d. h. wie viele Mitarbeiter Sie aus welchen Gründen verlassen. Zur internen Struktur gehört auch die Flussanalyse, also wie sich die Belegschaft innerhalb des Unternehmens bewegt und wie sich Positionen verändern.

Externe Faktoren werden am besten über die PESTLE-Analyse eingeschätzt:

• P steht für Politik (etwaige Voraussetzungen für Gesetzesänderungen, Besteuerung, Arbeitsentlohnung usw.)
• E für Ökonomie (Inflationsraten, Abwanderungsraten von Arbeitskräften usw.)
• S für Soziales (Anzahl der Studenten und Absolventen in der Region, soziale Veränderungen wie Schließungen und soziale Distanzierung, usw.)
• T für Technologie (z. B. digitale Transformation und Automatisierung von HR-Prozessen)
• L für legal (Änderungen von Rechtsnormen oder -anforderungen)
• E für Environment (wie Ökologie, ethische Normen, etc.)

In dieser Phase prognostizieren Sie den zukünftigen HR-Bedarf: die Skills der Mitarbeiter, die ein Unternehmen benötigt, um die Herausforderungen des Marktes zu meistern, die Anzahl der Mitarbeiter, ihre Rollen und mögliche HR-Szenarien.

Um die HR-Strategie und die fehlenden Skills der Mitarbeiter zu definieren, mussten Sie früher mit den Linienmanagern sprechen.

Auch heute noch antworten die Top-Manager auf die Frage: „Welche Skills sollten Ihre Mitarbeiter lernen, um in einem Jahr effektiver zu sein?“ oft generisch, z.B. „Kommunikation“ oder „Zeitmanagement“. In Wirklichkeit brauchen sie aber eine bestimmte Skill auf höherer Ebene. Was muss eine Person tun, damit Sie ein „gutes Kommunikationsniveau“ für diese bestimmte Funktion einschätzen? Die beste Lösung ist der Einsatz von datengesteuerten und A.I.-basierten smarten HR-Apps.

In diesem Schritt analysieren Sie, welche Kompetenzen ein Unternehmen benötigt und welche Skills Sie zur Verfügung haben. Ein aktueller Bericht über die Zukunft der Arbeitsplätze besagt, dass bis 2022 fast 54 % aller Mitarbeiter erhebliche Um- und Weiterbildungsmaßnahmen benötigen werden.

Hier sind ein paar Lücken, die Sie analysieren können:

• Skill-Lücke. Entscheidend für das zukünftige Wachstum des Unternehmens, wenn Sie Ihre aktuellen Kompetenzen und Skills bewerten, die Sie für den zukünftigen Erfolg benötigen. Außerdem hilft das Wissen um neue Skills und Upskilling den Mitarbeitern, mehr Funktionen auszuführen. Es hilft auch, alle Skills sichtbar zu machen.
• Fähigkeitslücke. Sie umfasst Möglichkeiten, den Stil der Interaktion mit Kunden und Kollegen sowie Verhaltensweisen, die die Effizienz steigern. Es fördert die interne Talentmobilität, eröffnet Ihren Mitarbeitern neue Möglichkeiten und motiviert sie zum Lernen.
• Verteilungslücke. Talente können in einer Abteilung konzentriert sein, während es in anderen Abteilungen an A-Playern fehlt. Schauen Sie sich an, wie die Talente im Unternehmen verteilt sind und wo die Lücke sein könnte.
• Diversitätslücke. Zum Beispiel befinden sich alle Schlüsselmitarbeiter am gleichen Standort oder in der gleichen Altersgruppe. Was passiert, wenn die Zeit für den Ruhestand kommt? Überlegen Sie, wie Sie die Talente verteilen können.
• Einsatzlücke. Stellen Sie sich vor, Sie müssen Unternehmensabteilungen in den Regionen aufbauen. Sie müssen genau wissen, wie Sie die Talente dorthin bringen wollen und ob Sie sie vor Ort einstellen können.
• Zeit. Die Zeit bis zur Einstellung eines seltenen Spezialisten kann bis zu 9 Monate oder sogar länger dauern. Wenn Sie sich entscheiden, den Bedarf an bestimmten Spezialisten durch Schulungen und Umschulungen zu schließen, müssen Sie wissen, wie lange es dauern wird, die Top-Talente zu finden und eine Vorauswahl der Kandidaten zu treffen.
• Kostenlücke. Hinzu kommen die Kosten für die Einstellung der richtigen Talente und die Kosten für die Entwicklung, Umschulung oder Höherqualifizierung der Belegschaft.

Vielleicht haben Sie nur mit einer dieser Lücken zu kämpfen. Aber diese Liste hilft Ihnen, die Frage aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten und sich selbst zu überprüfen. Verstehen Sie, was für Ihr Unternehmen gültig ist und was nicht.

Nun, die Informationen sind gesammelt und analysiert worden. Jetzt ist es an der Zeit, über Strategien zur Überwindung von Schwierigkeiten nachzudenken:

• Zeit und Geld, die Sie für die Arbeit mit erkannten Lücken bereitstellen werden.
• Die Art und Weise, wie Sie Schulungen organisieren und durchführen werden.
• Standorte, die Sie in Betracht ziehen werden.
• Ressourcen und Mentoren, die Sie einbeziehen werden.
• Einstellungsstrategie: Experten anwerben oder Einsteiger einstellen und schulen; intern oder extern einstellen.

Sie sollten die Organisation ganzheitlich betrachten. Lassen Sie uns ein Beispiel geben. Ein Unternehmen X muss eine bestehende Codebasis in eine andere Programmiersprache umschreiben. Sie beschließen, aktiv ein Dutzend Entwickler mit einer bestimmten Spezialisierung einzustellen. Sechs Monate später stellt sich heraus, dass der strategische Plan nicht durchdacht war und das Unternehmen keine passenden Positionen für diese Leute hat.

Der Fehler war, dass das Unternehmen dazu übergegangen ist, Mitarbeiter einzustellen, ohne daran zu denken, dass es eine große Schicht von Entwicklern im Unternehmen gibt, deren Spezialisierung an Beliebtheit und Kundennachfrage verliert. Sie hätten stattdessen umgeschult werden können. Zumindest hätte das Unternehmen so die Rekrutierungskosten senken, die vorhandenen Mitarbeiter retten und damit Reputationsrisiken vermeiden können.

Bei der Personalplanung geht es nicht nur um die Rekrutierung.Mercer erklärt: „Es kann nicht nur um Mitarbeiterkapazitäten und die Ausrichtung der Geschäftsbereiche gehen, Workforce-Planung muss das Potenzial und das Engagement der Mitarbeiter erkennen und mit der Technologie-Roadmap des Unternehmens verzahnt sein.“

Früher arbeiteten die HR-Abteilungen mit einer Leistungs- und Potenzialmatrix – der Neun-Box-Matrix oder HR3P-Matrix, die die Leistung und das Potenzial der Mitarbeiter in einem einzigen Modell darstellte. Heute ist dies ein zweifelhafter Ansatz, da er die Menschen zu wertend bewertet. Aber können Sie sich vorstellen… (Global Talent Trends Report 2020)

Leider haben nicht alle Unternehmen den HR-Prozess vollständig automatisiert. Viele verfügen immer noch nicht über ein automatisiertes Data Warehouse und müssen die Daten extrahieren, verarbeiten und manuell zusammenstellen. Das ist viel langsamer und birgt die Gefahr, dass wichtige Informationen verloren gehen.

Das zeigt: Um die Leistung, das Potenzial und die Zukunftsorientierung Ihrer Mitarbeiter zu beurteilen, sollten Sie ein intelligentes Tool für die Personalplanung einsetzen – das HR Dashboard. Es ist das realistischste, anwendbarste und effektivste Tool, um die vorhandenen Skills zu reflektieren, die verborgenen Talente aufzudecken und die zukünftigen Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter zu prognostizieren.

Auf einer konzeptionellen Ebene wird ein HR-Dashboard mit Daten aus verschiedenen Quellen gefüllt, wie z.B. dem Gehaltsabrechnungssystem, dem Kandidatenverfolgungssystem und anderen Informationssystemen, die in HR verwendet werden. Basierend auf diesen Informationen werden HR-Kennzahlen berechnet und angezeigt. Diese Daten werden dann extrahiert; die Informationen werden übertragen und in einen Data Lake oder ein Data Warehouse hochgeladen. Schließlich nutzt eine speziell entwickelte Software diese Informationen für das Reporting.

Ein kurzer Test: Nehmen wir an, Sie sind ein CEO. Können Sie drei Fragen in 17 Sekunden so klar und prägnant wie möglich beantworten? – Wie viel Prozent Ihrer Belegschaft arbeiten für Ihre langfristigen Unternehmensziele? Wie viele Mitarbeiter müssen nachqualifiziert werden? Wie viele Mitarbeiter müssen Sie in 5 Jahren einstellen? Wir sagen es Ihnen.