Was ist Wissensmanagement und warum ist es wichtig?

In einer Welt, in der Wissen gleich Macht ist, haben viele Mitarbeiter das Gefühl, dass das Festhalten an ihrem spezifischen Wissen sie zu wertvolleren und begehrteren Fachleuten macht. Um dem entgegenzuwirken, können Unternehmen eine Kultur fördern, die den Mitarbeitern zu verstehen gibt, dass sie durch die Weitergabe ihres Wissens an Bedeutung gewinnen, nicht verlieren.

In diesem Blogbeitrag geben wir einen Überblick darüber, was sich hinter dem Konzept des Wissensmanagements verbirgt, wie Unternehmen davon profitieren können und welches die besten Praktiken zur Einführung von Wissensmanagement sind.

Kurz gesagt handelt es sich um eine Sammlung von Vermögenswerten, Aktivitäten und Tools, die in ihrer Kombination die Verwaltung und Weitergabe von Wissen innerhalb einer Organisation ermöglichen.

Wissensmanagement wird in der Regel als ein Prozess betrachtet, der drei Stufen umfasst: Erfassung, gemeinsame Nutzung und effektive Verwendung von Wissen.

Das Erfassen umfasst die Generierung von Wissen und die Art und Weise, wie es verpackt und gespeichert wird. Es ist die grundlegendste Phase des Wissensmanagementprozesses.

Die gemeinsame Nutzung spiegelt wider, wie das Wissen im Unternehmen verbreitet wird. Angepasste Prozesse für die gemeinsame Nutzung von Wissen helfen Unternehmen, stillschweigendes Wissen für alle zugänglich zu machen, angesammeltes Wissen und Fachwissen wiederzuverwenden, Organisationen und Teams davor zu bewahren, Fehler zu wiederholen und zusätzliche Anstrengungen in die Suche nach praktikablen Lösungen zu investieren. In diesem aktuellen Blog erfahren Sie mehr über die Organisation des Wissensaustauschs.

Die effektive Nutzung von Wissen ist die letzte und offensichtlich die kritischste Phase des Wissensmanagementprozesses, da der Hauptnutzen des Wissensmanagements in der Anwendung des Wissens liegt, um bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Wissen ist der Herzschlag jeder Entscheidung, die in Ihrem Unternehmen getroffen wird. Produktentwicklung, Serviceverbesserung, Kundenbindung und der gesamte Unternehmensbetrieb könnten ohne das Wissen Ihres Teams nicht funktionieren.

Als logischer nächster Schritt muss sichergestellt werden, dass das in Ihrem Unternehmen vorhandene Wissen auch in Ihrem Unternehmen verteilt wird. An dieser Stelle kommt der Wissensmanagementprozess ins Spiel.

Um diesen Prozess in einer zugänglichen und effektiven Weise zu organisieren, benötigen Sie ein Wissensmanagementsystem, das Ihnen wiederum Folgendes ermöglicht:

• Das Wissen dokumentieren, strukturieren und leicht auffindbar halten
• Standardisierung von Prozessen im gesamten Unternehmen
• Zugänglichkeit und gute Organisation der Schulungsunterlagen
• Ersparrung der Zeit, die Ihre Mitarbeiter mit der Suche nach Informationen verbringen würden, und der Zeit der Manager, die immer wieder die gleichen Dinge erklären müssen
• Minderung des Risikos eines „Truck-Faktors“, wenn Mitarbeiter, die mit bestimmten Wissensgebieten befasst sind, Urlaub haben oder krankgeschrieben sind

Die Bedeutung des Wissensmanagements ist jedoch noch nicht erschöpft. Lassen Sie uns die konkreten geschäftlichen Vorteile des Wissensmanagements genauer betrachten.

Wir haben bereits erwähnt, wie wichtig das Wissensmanagement für effektive Geschäftsentscheidungen ist. Hier sind einige weitere Bereiche Ihres Unternehmens, die Sie verbessern können.

Durch Wissensmanagement schaffen Sie einen zentralen Ort für Informationen, der verfügbar bleibt und ständig aktualisiert wird, wenn Mitarbeiter kommen und gehen. Auf diese Weise beseitigen Sie eine Informationslücke, die Ihre Mitarbeiter möglicherweise nicht allein überbrücken können, und sichern sich gegen den Verlust von Informationen ab.

Wenn Sie dem Wissensmanagement einen hohen Stellenwert einräumen, erhöht dies die Chancen auf erfolgreiche Innovationen erheblich. Ein wesentlicher Bestandteil des innovationsfördernden Wissensmanagements ist die Beschaffung von Wissen aus externen Quellen – dem Markt, den Wettbewerbern, den Branchenführern.

Mit den Marktkenntnissen, die Ihnen zur Verfügung stehen, können Sie dem Wandel voraus sein, Trends frühzeitig erkennen und aufgreifen, kluge Personalentscheidungen treffen und die Geschäftsleistung Ihres Unternehmens verbessern.

Die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen sind vielleicht sehr berufsspezifisch oder haben viele verschiedene Aufgaben. In jedem Fall helfen ein Wissensmanagementsystem und ein entsprechender Prozess Ihren Mitarbeitern – und dem Unternehmen insgesamt – dabei, mehr Transparenz über das verfügbare Wissen zu erhalten und eine höhere Teamproduktivität zu erreichen.

Ein gut organisiertes Wissensmanagement trägt auch dazu bei, die Unternehmenswerte, die ergebnisorientierten Erwartungen und die Taktiken der Zusammenarbeit in Einklang zu bringen.

Mit dem richtigen Wissensmanagement beschleunigen Sie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und gestalten sie effektiver und reibungsloser. Insbesondere erhalten Ihre neuen Mitarbeiter Zugang zu organisatorischen Prozessen und Richtlinien, zu den wichtigsten Aspekten von Produkten, Dienstleistungen und Kundensegmenten und im Grunde zu allen Informationen und Kenntnissen, die neue Mitarbeiter für einen effektiven und produktiven Start benötigen.

Damit das Onboarding reibungslos und schnell verkäuft, benötigen Sie ein zuverlässiges Wissensmanagementsystem und aktuelles kollektives Wissen, das von allen Mitarbeitern und Unternehmensgründern angesammelt wurde.

Wissensmanagement trägt auch zur psychologischen Sicherheit aller Mitarbeiter bei.

Mit einer einzigen Informationsquelle, die dokumentiert und gemeinsam genutzt wird, ist es einfacher, Erwartungen, Teamwerte, Regeln und andere Dokumente zugänglich zu halten und von den Teammitgliedern zu akzeptieren. Dies ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere im heutigen digitalen Zeitalter, in dem wir alle in Informationen ertrinken.

Indem Sie das Wissensmanagement zu einer Priorität machen und es in Ihrem Unternehmen pflegen, helfen Sie Ihren Mitarbeitern, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, die übermäßige Informationslast zu beseitigen, Stress zu reduzieren und im Gegenzug ihr Wohlbefinden und das des Unternehmens zu verbessern.

Wenn Sie bereit sind, den Wissensmanagementprozess in Ihrem Unternehmen zu beginnen, sollten Sie sich mit den besten Praktiken befassen. Hier sind mindestens drei Praktiken, mit denen Sie beginnen sollten:

Einer der wichtigsten Aspekte beim Aufbau von Wissensmanagement in der DNA Ihres Unternehmens besteht darin, das Wissen zugänglich zu machen. Informieren Sie sich über Tools und Systeme, die die gemeinsame Nutzung von Wissen ermöglichen, überlegen Sie, wie die Wissensbasis am besten organisiert und strukturiert werden kann, und – ganz wichtig – berücksichtigen Sie die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter.

Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, was sie davon abhält, Wissen mit ihren Kollegen zu teilen, und welche guten Beispiele sie kennen. Wenn Sie sich für eine konkrete Software für das Wissensmanagement und den Wissensaustausch entscheiden, laden Sie einige Mitarbeiter in Ihre „Testgruppe“ ein und lassen Sie sie diese Software buchstäblich in die Hand nehmen.

Das Feedback der Mitarbeiter in dieser Hinsicht von entscheidender Bedeutung: Sie können wertvolle Erkenntnisse darüber gewinnen, welche Funktionen und Möglichkeiten für die Erweiterung Ihres Wissensaustausch-Toolkits entscheidend wären. Erfahren Sie mehr über die Praktiken des Wissensaustauschs in unserem neusten Blogbeitrag.

Entwerfen Sie den Prozess, wie der gesamte Wissensmanagementprozess in Ihrer Organisation ablaufen soll. Wie werden Sie die Erstellung, Verteilung und praktische Nutzung von Wissen organisieren und kuratieren? Welche anderen Teilnehmer – Ihre HR-Kollegen, Führungskräfte auf C-Level, Filialleiter, Mitarbeiter – sehen Sie als Ihre Partner in dieser Initiative?

Wissensmanagement ist eine Zweibahnstraße: Es kann von der Unternehmensleitung initiiert werden, von oben nach unten, aber sein Erfolg hängt davon ab, ob die Mitarbeiter es nutzen und ob es ihren Bedürfnissen in Bezug auf den Wissenserwerb gerecht wird.

Hier ist also eine enge Zusammenarbeit mit der obersten Führungsebene erforderlich, damit diese als Vorbild für das gesamte Unternehmen dienen kann. Sie müssen auch mit den Abteilungsleitern zusammenarbeiten und sie ermutigen, die Kultur des Wissensaustauschs in ihren Teams zu fördern.

Beziehen Sie andere HR-Führungskräfte in Ihrem Unternehmen ein, um die Punkte in den verschiedenen HR-Bereichen zu verbinden. Ein zugänglicher Wissensaustausch kann beispielsweise dazu beitragen, die Mitarbeiterbindung und -loyalität zu erhöhen, ein Baustein von L&D-Programmen zu werden und eine Grundlage für die weitere Nachfolgeplanung zu bilden.

Wir schreiben das Jahr 2021, und ohne Technologie lässt sich ein effektives Wissensmanagement kaum noch einrichten. Technologie ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, Informationen einfach zu suchen und abzurufen und das Wissen, das sie in verschiedenen Formaten erhalten, zu teilen. Außerdem ermöglicht die Technologie den Mitarbeitern eine bessere Kommunikation.

In der heutigen Landschaft der Technologien, die das Wissensmanagement ermöglichen, finden Sie zahlreiche Optionen, von wiki-ähnlichen Systemen, mit denen Sie lediglich Informationen erstellen und verteilen können, bis hin zu umfassenden Plattformen, mit denen Sie ganze Entwicklungspfade für Ihre Mitarbeiter aufbauen können. Was Sie hier wählen, hängt stark von Ihren Zielen und Bedürfnissen ab.