Was ist der hybride Arbeitsplatz?

Die Arbeit von zu Hause aus mag früher als vorübergehend gegolten haben, doch ist sie heute für viele Unternehmen zur „neuen Norm“ geworden. Wir haben gesehen, dass Remote- und Hybrid-Arbeit zu neuer Leidenschaft, Glück und Zufriedenheit unter den Mitarbeitern führt. Aber wird sich das Modell des hybriden Arbeitsplatzes als dauerhaft erweisen oder in den Annalen der Geschichte verschwinden? Um das herauszufinden, sollten wir uns ansehen, was ein hybrider Arbeitsplatz ist, welche Modelle es gibt und warum diese neue Form der Arbeit für die Unternehmen von heute so wichtig ist.

Das hybride Modell bezieht sich auf Arbeitsteams, die in gemischten Umgebungen arbeiten – sowohl im Büro als auch an entfernten Standorten. Bei vielen Unternehmen handelt es sich um eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, die sowohl Büroarbeit als auch Fernarbeit vorsieht. Manchmal überlassen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern die Entscheidung, wann sie im Büro arbeiten und wann sie ins Büro kommen. In den meisten Fällen gibt es jedoch einen festen Zeitplan.

Das Modell des hybriden Arbeitsplatzes bietet den Mitarbeitern die Flexibilität, dort zu arbeiten, wo sie am produktivsten sind: im Büro, aus der Ferne (meist von zu Hause aus) oder beides. Neben dem Hauptkriterium – der Kombination von Büro- und Fernarbeitern – sind die wesentlichen Säulen eines hybriden Arbeitsplatzes Flexibilität und Unterstützung.

Es wird viel über hybride Arbeitsplätze diskutiert. Einige Unternehmer sind der Meinung, dass sich dieses Modell durchsetzen wird und einen Paradigmenwechsel für die Arbeitsweise von morgen darstellt. In einer Analyse von Forbes wird auf die besonderen Herausforderungen hingewiesen, die Unternehmen zu bewältigen haben werden, wenn sich hybride Arbeitsformen durchsetzen. Aber niemand (nicht einmal große Unternehmen, Berater oder Technologiefirmen) weiß, wie man dies erfolgreich tun kann. Die Umfrage des Work Trend Index untermauert den Gedanken, dass ein hybrider Arbeitsplatz für Arbeitnehmer und Arbeitgeber unausweichlich ist.

Es wäre ein Irrtum zu behaupten, dass das Modell des hybriden Arbeitsplatzes wegen der COVID-19-Pandemie entstanden ist – die Arbeitnehmer fordern Flexibilität bei der Arbeit, seit die Internetgeschwindigkeiten ein Niveau erreicht haben, bei dem ständige Telekonferenzen und Tools für die Zusammenarbeit machbar sind. Seit der Pandemie nutzen jedoch laut Accenture 63 % der schnell wachsenden Unternehmen hybride Arbeitsplätze, und etwa 83 % der Mitarbeiter bevorzugen ein hybrides Modell.

Global Workplace Analytics untermauert diese Zahlen und stellt fest, dass 80 % der befragten Arbeitnehmer zumindest einen Teil ihrer Arbeitszeit von zu Hause aus arbeiten möchten. Wie GWA es ausdrückt: „Der Geist ist aus der Flasche, und es ist unwahrscheinlich, dass er zurückkommt“.

Wie kann sich also der hybride Arbeitsplatz auf die Work-Life-Balance einer Person auswirken

Prodoscore Internal Data befragte Arbeitnehmer, um herauszufinden, wie sie von hybriden Arbeitsplatzmodellen betroffen sind. Viele gaben an, dass die Einführung des Modells zu einer besseren Work-Life-Balance geführt hat, da sie ein neues Maß an Freiheit und Kontrolle über ihre Zeit gewonnen haben. Prodoscore wies auch darauf hin, dass ein hybrider Arbeitsplatz für Eltern von Vorteil ist, da sie zu Hause sein können, um sich um die Bedürfnisse und den Zeitplan ihrer Kinder zu kümmern.

Allerdings gibt es auch eine Schattenseite. Für manche Menschen kann dieses neue Arbeitsmodell eher unangenehm als flexibel sein. Laut einer BBC-Studie können Arbeitnehmer, die häufig von zu Hause aus arbeiten, aufgrund der mangelnden Interaktion mit Kollegen und Vorgesetzten negative Auswirkungen auf ihre Karriere haben. Diejenigen, die auf der Karriereleiter nach oben klettern wollen, könnten sich gezwungen sehen, mehr Zeit im Büro zu verbringen, um für ihre Manager und Chefs sichtbar zu sein. Für andere wiederum kann es schwierig sein, reibungslos zwischen Heim- und Büroarbeitsplätzen zu wechseln, oder sie haben einfach keinen freien Raum zum Arbeiten.

Was die Einsparungen und Gewinne betrifft, so haben einige Studien auch diese Vorteile eines hybriden Arbeitsplatzes untersucht. Laut Studien der Universitäten Harvard und Stanford steigert die Flexibilität des hybriden Arbeitsplatzmodells die Gewinne. Diese Bereiche umfassen nicht nur die Produktivität der Mitarbeiter, sondern auch die Rentabilität des Unternehmens. In einem kürzlich erschienenen Bericht von Global Workplace Analytics und der Design Public Group (DPG) wird behauptet, dass „Arbeitgeber über 500 Milliarden Dollar pro Jahr einsparen könnten“ – oder fast 11.000 Dollar für jeden Mitarbeiter, der die Hälfte der Zeit zu Hause arbeitet.

Unternehmen, die Fernarbeit (oder partielle Fernarbeit) unterstützen, erlauben ihren Mitarbeitern, aus der Ferne zu arbeiten. Es besteht jedoch die Gefahr, dass sich die Unternehmenskultur so entwickelt, dass diese Mitarbeiter nicht immer im Vordergrund stehen, wenn sie bei Brainstormings ihre Meinung äußern wollen. Häufig sind vollständig oder größtenteils remote arbeitende Mitarbeiter weniger sichtbar und werden bei einem Abschwung als erste entlassen. In einer hybriden Arbeitsumgebung wird diese Konsequenz jedoch etwas abgemildert, da sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer bestrebt sind, die beste Erfahrung sowohl für Remote-Mitarbeiter als auch für Büroangestellte zu schaffen. Das bedeutet, dass sich alle Teammitglieder wertgeschätzt fühlen und den gleichen Zugang zu Ressourcen haben, unabhängig davon, ob sie auf der Couch oder am Schreibtisch sitzen.

Eine aktuelle Salesforce-Umfrage besagt, dass etwa 64 % der Arbeitnehmer von Zeit zu Zeit gerne außerhalb des Büros arbeiten. Weitere 37 % wollen nach der Pandemie ihre Vollbeschäftigung zu Hause fortsetzen. Obwohl dieses Konzept in der Theorie großartig klingen mag, ist es zweifellos eine Herausforderung, es effektiv umzusetzen. Sehen wir uns einige Vor- und Nachteile eines hybriden Arbeitsplatzes an.

Konzentrieren Sie sich auf Produktivität, nicht auf Effizienz. Tools zur Personaleinsatzplanung helfen Arbeitgebern, Schichtpläne effizient zu verwalten, Pausen einzulegen und mit Eventualitäten zu jonglieren – von jedem Gerät oder Standort aus. Dies hilft nicht nur den Managern, sondern kann auch ein Segen für die Mitarbeiter sein, die diese Informationen nutzen können, um sich in ein Team einzubringen und effektiver zu koordinieren.

Senkung der Betriebskosten. Wenn die Zahl der Mitarbeiter im Büro abnimmt, sinkt auch der Bedarf an Büroraum. Das Telearbeitsprogramm von AT&T hat dem Unternehmen beispielsweise 30 Millionen Dollar an jährlichen Kosten für Immobilien und Büroausstattung erspart.

Zusammenarbeit neu definieren. Für Brainstorming und Zusammenarbeit müssen die Mitarbeiter nicht mehr im selben Besprechungsraum sitzen. Dank asynchroner Kommunikation und Videotelefonie-Software sind Meetings dank neuer technologischer Innovationen jetzt ortsunabhängig.

Prioritätensetzung bei den Mitarbeitern. Immer mehr Unternehmen halten regelmäßige 1:1-Gespräche ab, um die einzelnen Mitarbeiter und ihr berufliches und privates Leben kennenzulernen. Dies hilft den Teammitgliedern, wichtige Meilensteine zu besprechen und sich gegenseitig über relevante Erfolge oder schmerzhafte Momente zu informieren – was die Teams enger zusammenschweißt und die Produktivität insgesamt erhöht.

Geringere Kundenerfahrung. Viele Unternehmen bieten ein gewisses Maß an Fachwissen, wenn es um das Kundenmanagement geht. Daher können sich diese Kunden gekränkt fühlen, wenn ihnen gesagt wird, dass Funktionen, die früher in einer freundlichen persönlichen Atmosphäre ausgeführt wurden, nun auf einen Video-Bildschirm oder eine Website verlagert wurden. Die Technologie kann dieses Problem zwar lindern, aber die reibungslose Umstellung auf neue standardisierte Verfahren wird Zeit brauchen.

Verstärkte Isolation der Mitarbeiter. Wenn Mitarbeiter viel Zeit fern von ihren Kollegen verbringen, können ihre Beziehungen und die Kameradschaft, die durch die physische Anwesenheit im Büro entsteht, schwächer werden. Einige Mitarbeiter können sich demotiviert und einsam fühlen, wenn interne Witze, Geschichten und Betriebsausflüge während des Arbeitstages nicht mehr verfügbar sind.

Wachsende Sicherheitsrisiken. Cyberangriffe und andere damit zusammenhängende Gefahren, wie z. B. Datenverluste, treten mit größerer Wahrscheinlichkeit auf, wenn man von wechselnden Standorten aus arbeitet und kommuniziert. Arbeitgeber haben eine zusätzliche Verantwortung, ihren Mitarbeitern sichere Verbindungen zur Unternehmensinfrastruktur und zur Datensicherung zu ermöglichen und Wiederherstellungspläne zu implementieren.

Schwierigkeiten im Management. Eine neue Herausforderung für Führungskräfte ist die Notwendigkeit, die individuellen Umstände jedes einzelnen Mitarbeiters zu kennen und sich in ihn hineinzuversetzen. Die Erwartung, neue Regelungen zu finden, die der Kommunikation und dem persönlichen Leben jedes Mitarbeiters gerecht werden, kann für bereits überlastete Führungskräfte eine zusätzliche Arbeitsbelastung darstellen.

In einer Gartner-Umfrage gaben 82 % der Führungskräfte an, dass sie ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben wollen, von zu Hause aus zu arbeiten, zumindest in Teilzeit. Aber sie haben immer noch Bedenken, ihre Unternehmenskultur aufrechtzuerhalten. Daher legen sie Wert auf drei Tage pro Woche im Büro, während die Mitarbeiter drei Tage zu Hause arbeiten wollen. Ob groß oder klein, Unternehmen definieren ihre eigenen Vorstellungen von einem hybriden Arbeitsplatz. Manager führen Umfragen durch, um herauszufinden, was ihre Mitarbeiter bevorzugen, und kombinieren dies dann mit dem, was für das Unternehmen am besten ist. Und da sie das Modell des hybriden Arbeitsplatzes an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen können, wird es zu einem herausragenden Beispiel für ein Win-Win-Szenario.

Der größte Teil der US-Bank Citigroup hat im Frühjahr 2020 auf einen dreitägigen hybriden Arbeitsplatz umgestellt, wobei voraussichtlich 50 % der Mitarbeiter aus der Ferne und im Büro arbeiten werden. Das hybride Modell ist jedoch nicht für alle verfügbar: Mitarbeiter von Rechenzentren und Bankfilialen müssen in ihr traditionelles Büro zurückkehren, und einige Mitarbeiter können weiterhin an jedem Tag der Woche aus der Ferne arbeiten.

Als Bonus hat der CEO eine unternehmensweite Regel eingeführt, die Videochats an Freitagen verbietet.

Unterm Strich: Die Verbraucher sind daran gewöhnt, dass einige Dienstleistungen, z. B. in Bankfilialen, intern abgewickelt werden, aber nicht jede Abteilung ist auf den Kunden ausgerichtet. Wenn Sie sowohl nach außen als auch nach innen gerichtete Komponenten haben, sollten Sie dieses Modell in Erwägung ziehen.

Viele Microsoft-Mitarbeiter arbeiten mindestens 50 % der Zeit von zu Hause aus, aber die Mitarbeiter können von ihrem Vorgesetzten die Erlaubnis erhalten, mehr Zeit aus der Ferne zu arbeiten. Das Unternehmen behauptet auch, seine bisherige Denkweise auf den Kopf gestellt zu haben und sich zunächst auf die Menschen außerhalb der Büros oder Konferenzräume zu konzentrieren, anstatt umgekehrt.

Unterm Strich: Wenn Ihr Gesamtkonzept darauf abzielt, die Flexibilität für Top-Talente zu maximieren, sollten Sie ein hybrides Arbeitsplatzmodell wie Microsoft in Betracht ziehen.

Target hat vor kurzem angekündigt, dass es sein riesiges Grundstück in der Innenstadt von Minneapolis, wo es seit fast vier Jahrzehnten ansässig ist, verlassen wird. Einige Mitarbeiter werden weiterhin vor Ort bleiben, aber das Unternehmen wird auch andere Mitarbeiter in verschiedenen Büros in der Region analysieren.

Unterm Strich: Dieses Modell eignet sich für große Unternehmen, die von regionalen Bürozentren profitieren, bei denen ein Umzug an einen anderen Standort problematisch sein kann.

Die Führungskräfte von Lockheed stimmten dem zu: Vor der Pandemie arbeiteten nur 3 % der Belegschaft per Fernzugriff, und ihr größtes Problem war, dass die Führungskräfte nicht wussten, wie sie mit dieser neuen Umgebung umgehen sollten. Bis zu 45 % des Unternehmens wurden zu einem hybriden Arbeitsplatz wechseln, aber die Führungskräfte mussten 20 Stunden Schulung absolvieren, um die Feinheiten der Fernarbeit zu lernen.

Unterm Strich: Denken Sie über das Lockheed-Modell nach, wenn Meinungsverschiedenheiten und Unstimmigkeiten zwischen Führungskräften und Untergebenen das Problem sind. Auf diese Weise können Sie ein Gleichgewicht zwischen den Mitarbeitern, die bereit sind, auf Fernarbeit umzusteigen, und den Mitarbeitern, die das Büro bevorzugen, herstellen.

Der hybride Arbeitsplatz von Amazon folgt jetzt einem Basisplan für drei Tage pro Woche im Büro. Die einzelnen Teams werden jedoch entscheiden, was für sie am besten funktioniert. Ihr Vorteil bei der Arbeit im Büro liegt in der Einladung zu „Erfindungen“, die ihrer Meinung nach häufiger persönlich stattfinden. Darüber hinaus können die Mitarbeiter bis zu vier Wochen im Jahr von zu Hause aus arbeiten.

Unterm Strich: Ein Amazon-ähnliches Modell eignet sich für Unternehmen mit einer starken Führung und Teams, die ihren Führungskräften vertrauen, dass sie das fordern, was ihrer Meinung nach am besten funktioniert.