Wie Sie ein effektives Schulungsprogramm für Mitarbeiter erstellen

Die Entwicklung von Fähigkeiten und Infrastruktur für lebenslanges Lernen ist heute der Herzschlag der Top-Organisationen auf der ganzen Welt. Das Weltwirtschaftsforum berichtet, dass 94 % der Unternehmensleiter von ihren Mitarbeitern erwarten, dass sie sich durch Schulungen und andere Lerninitiativen neue Fähigkeiten aneignen. Eine andere aktuelle Studie von Deloitte hebt hervor, dass mit der plötzlichen Verlagerung auf virtuelle Arbeit, die durch die COVID-19-Pandemie verursacht wurde, viele Organisationen vor Herausforderungen in Bezug auf den Personalbedarf stehen.     

Vor diesem Hintergrund stehen Personalleiter und L&D-Experten vor der Herausforderung: Wie können sie eine leistungsfähige Lern- und Entwicklungsstrategie etablieren, die auf die Aufgaben der Mitarbeiter eingeht – und auf ihre zukünftigen beruflichen Wünsche? Und wie können sie effektive Trainingsprogramme für ihre Mitarbeiter erstellen, um diese Ziele zu erreichen?   

In diesem Artikel führen wir Sie durch die fünf entscheidenden Schritte bei der Entwicklung eines Trainingsplans und teilen die Profi-Tipps zur Erstellung eines umfassenden Mitarbeiter-Trainingsplans, der Ihnen helfen wird, Ihre L&D zu verbessern. 

Jedes gute Trainingsprogramm beginnt mit der Recherche. Bevor Sie also Ihren Trainingsplan erstellen, klären Sie die Bedürfnisse, die Sie ansprechen möchten, und die Ziele, die Sie mit einem Trainingsprogramm erreichen wollen.  

Als Erstes ist es wichtig, die Schulung an den Unternehmenszielen auszurichten. Um diese kennen zu lernen, sprechen Sie mit den Führungskräften und Abteilungsleitern des Unternehmens, um deren Perspektive zu verstehen. Dies wird Ihnen helfen, die kurz- und langfristigen Ziele des Unternehmens herauszufinden.  

Zum Beispiel könnte das Unternehmen Folgendes anstreben: 

• Gewinnsteigerung  
• Personalkostensenkung durch verbesserte Talententwicklung und Schulung   
• Verbesserung der Produktivität Ihrer Mitarbeiter  
• Wettbewerbsfähigkeit und Schließung der Qualifikationslücken  
• Bindung der Top-Talente 

Das Verständnis der Unternehmensziele ist entscheidend, aber es ist ebenso wichtig, der anderen Seite zuzuhören – den Mitarbeitern selbst. Mitarbeiter können mitteilen, was sie lernen wollen oder müssen, was ihre Karrierepläne sind.   

Wenn Sie jedoch in einem Unternehmen arbeiten, kann es eine Herausforderung sein, persönlich mit Tausenden von Mitarbeitern zu sprechen, die mit allen möglichen Aufgaben von der Produktion über die Logistik bis hin zu Vertrieb und Management beschäftigt sind. Dank Robotern können Sie im Jahr 2021 KI in fast allen Fragen einsetzen, auch in Bezug auf das Lernen und die Entwicklung von Mitarbeitern. So hat beispielsweise die Deutsche Telekom, ein Unternehmen mit über 220.000 Mitarbeitern, den Schritt in Richtung KI-Lösungen gemacht und automatisiert Trainingsempfehlungen für ihre Mitarbeiter entwickelt. Im nächsten Schritt können diese Empfehlungen für die Erstellung eines Trainingsplans genutzt werden.  

Mit den Daten und Erwartungen sowohl der Unternehmensleitung als auch der Mitarbeiter in der Hand können Sie den Schulungsbedarf darstellen und sicherstellen, dass er zum Gesamtgeschäft passt und zu einem stärkeren und wettbewerbsfähigeren Unternehmen führt. 

Laut der Studie „Future of Jobs“ des Weltwirtschaftsforums werden sich 50 % der Fähigkeiten, die Mitarbeiter heute erwerben, bis 2025 drastisch verändern. Vor allem im Zuge der technologischen Entwicklung leiden viele Unternehmen unter einem Mangel an qualifizierten Mitarbeitern, die mit neuen Technologien und Tools arbeiten können. Außerdem berichtet PwC, dass 74 % der CEOs besorgt sind, dass ein Mangel an wichtigen Fähigkeiten das Wachstum ihres Unternehmens gefährden wird.  

Um solche Bedrohungen in Ihrem Unternehmen zu beseitigen und die Lernreise effizient und maßgeschneidert zu gestalten, sollten Sie Qualifikationslücken identifizieren, bevor Sie Ihr Schulungsprogramm erstellen. Dafür können Sie eine der wertvollsten „Währung“ Ihres Unternehmens nutzen: Ihre verfügbaren Daten. Durch die Analyse von Lebensläufen Ihrer Mitarbeiter, Mitarbeiterprofilen, Trainingsdaten etc. können Sie sich ein klares Bild von Ihrer Skill-Landschaft im Unternehmen machen. Dank KI-Algorithmen kann das Skill-Management schnell und präzise durchgeführt werden.    

Im nächsten Schritt sollten Sie zukünftige Jobs und Skills, die für Ihr Unternehmen relevant sind, erkennen und verstehen. Um ein klar strukturiertes Bild darüber zu erhalten, beantworten Sie die folgenden Fragen: 

• Welche Rollen und Fähigkeiten werden in Ihrer Branche immer relevanter, welche immer weniger relevant?  
• Wie werden sich bestimmte Jobrollen und Skillsprofile in der kurz-, mittel- und langfristigen Zukunft entwickeln?  
• Wie könnte eine Best-Practice-Stellenbeschreibung für eine bestimmte Stelle aussehen?  
• Nach welchen Skills suchen führende Unternehmen?   

Ein Profi-Beispiel dafür, wie man von den Wettbewerbern lernen kann, ist Siemens. Um auf die Herausforderungen vorbereitet zu sein und die neuen Jobs und Skills der Zukunft zu identifizieren, ging Siemens einen intelligenten Weg, um ein Benchmarking der Wettbewerber und eine Arbeitsmarktanalyse durchzuführen. Durch die Analyse makroökonomischer Daten erhielt das Unternehmen Einblicke in den Qualifikationsbedarf der Wettbewerber und in zukünftige Trends bei den Arbeitskräften. Dieser Ansatz ermöglichte es Siemens, Transparenz über zukünftige Fähigkeiten zu gewinnen und eine Struktur für eine zukunftsorientierte Mitarbeiterentwicklung zu schaffen.    

Die gewonnenen Markteinblicke können dann in die konkreten zukünftigen Stellenprofile übersetzt werden. Diese Profile sollten definierte Aufgaben und Fähigkeiten haben, die Ihnen als ideales Zielbild dienen.   

Nun können Sie Ihre vorhandene Skill-Landschaft mit den Soll-Stellenprofilen abgleichen und die Skill-Lücke aufdecken. Damit hätten Sie die datenbasierte Grundlage, um die Skill-Gaps zu schließen und Ihre Belegschaft sinnvoll zu entwickeln. 

Sobald Sie den aktuellen Stand der Skills im Unternehmen kennen, die Lücken, die Sie schließen müssen, und das Ziel, das Sie erreichen wollen, ist es Zeit zu entscheiden, welche Mittel Sie dafür einsetzen werden.   

Denken Sie insbesondere an das Format für Ihre Schulungen. Soll es online oder offline sein? Individuell oder Gruppe? Im Selbststudium, mit Kollegen oder unter Einbeziehung eines Trainers?    

Online vs. Offline 

Vieles hängt hier von den Skills ab, die Sie in Ihr Trainingsprogramm aufnehmen wollen. So sind beispielsweise Aktivitäten, die die Beherrschung von Fertigungsskills im Gesundheitswesen oder im Ingenieurwesen erfordern, eher für persönliches Lernen geeignet. Für viele andere Skills  werden jedoch Online-Videokurse die richtige Wahl sein. Die Integration von Online-Kursen in die Lernreise Ihrer Mitarbeiter kann Ihre Kosten für die Talententwicklung ausreichend optimieren.   

Die Herausforderung bei der Auswahl der Online-Kurse für das Trainingsprogramm ist deren Vielfalt: Es gibt Tausende von Kursen für Python auf so beliebten Plattformen wie Coursera, Udemy, edX und ähnlichen. Hier kann wieder KI ins Spiel kommen und Ihnen die manuelle Arbeit ersparen: Die Algorithmen können die Inhalte der Lernplattformen crawlen, analysieren und auf Ihre Anforderungen an den Lernweg abstimmen. Erfahren Sie, wie die Deutsche Telekom diese Herausforderung gemeistert hat.  

Ein weiterer Weg ist die Erstellung von Blended-Trainingsprogrammen für Mitarbeiter, die sowohl lehrergeführte als auch Online-Sitzungen enthalten. Ein Blended-Training-Programm kann L&D-Abteilungen dabei helfen, ihre Schulungsbemühungen zu skalieren, ohne Unmengen an Geld für persönliche Schulungen auszugeben. Außerdem kann Blended Learning für Unternehmen eine Brücke zwischen bestehenden Programmen und 100% Online-Lernen sein.  

Individuell, mit Kollegen oder mit dem Trainer? 

Eine andere Perspektive, die es zu bedenken gilt, ist: Sollten Sie tatsächlich Trainer oder andere Kollegen in die Trainingseinheiten einbeziehen oder es bei einem „Solo-Lernweg“ belassen?  

Peer-Learning ist ein ziemlich effizientes Konzept und kann als Teil der „sharing is caring“-Lernkultur gesehen werden. Außerdem kann es als Instrument zur Mitarbeiterbindung dienen, indem es jeden im Unternehmen zum Experten für ein bestimmtes Thema macht und ihm die Möglichkeit gibt, sein Wissen mit anderen Mitarbeitern zu teilen.  

Schließlich ist es auch eine gute Idee, einen Trainingsplan für individuelles Lernen im Selbststudium zu entwickeln. Trainingsprogramme, die für das Selbstlernen erstellt wurden, vor allem in Kombination mit einem Online-Format, sind die häufigste Praxis. Hier ist es gut, sich an Microlearning zu halten – kleine Lernerfahrungen, die 10 oder 20 Minuten in Anspruch nehmen und kleinere verdauliche Wissensbrocken abdecken. Ein großartiges Beispiel für dieses Konzept sind die Kurse von LinkedIn Learning und Google, die im Rahmen ihres re:work-Projekts ebenfalls Microlearning eingesetzt haben.  

Grundsätzlich sollten Daten und Technologie den Kern aller aufgezählten Softwarefunktionen bilden und darüber hinaus. Es gibt heute kaum eine Lernplattform, die nicht in irgendeiner Form KI-fähig ist. Es gibt jedoch noch einen weiteren wesentlichen Aspekt, den Sie neben der Schaffung einer personalisierten Learning Journey und dem Schließen von Kompetenzlücken im Auge behalten müssen.  

Das Wichtigste beim Lernen ist, zukunftsorientiert zu bleiben. Um das zu gewährleisten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie über Daten und Technologien verfügen, die es ermöglichen, zukünftige Skills Ihrer Mitarbeiter vorherzusagen. Mit anderen Worten, es ist gut, einen Algorithmus zur Verfügung zu haben, der die zukünftigen Profile der Mitarbeiter basierend auf den heutigen Daten zu ihren Fähigkeiten und ihrem beruflichen Wachstum erstellen kann.  

Mit einem datengesteuerten Ansatz eliminieren Sie das Rätselraten bei der Entwicklung Ihrer Trainingsprogramme und -pläne und behalten die Zukunftsaussichten Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter im Auge. Darüber hinaus können Sie mit Hilfe von Daten den externen Markt mit seinen Branchentrends und Vorhersagen über zukünftige Qualifikationen im Auge behalten. Indem Sie alle internen und externen Erkenntnisse zusammenführen, sind Sie in der Lage, Ihre Mitarbeiter entsprechend dieser externen Trends zu entwickeln und gleichzeitig mit den internen Zielen der Unternehmensstrategie in Einklang zu bringen.  

Sobald Ihr Schulungsplan in Kraft getreten ist, ist es Zeit, dessen Auswirkungen zu verfolgen. Verwenden Sie dazu eine Software, um den Fortschritt und die Ergebnisse des Schulungsprogramms zu untersuchen, sammeln Sie Feedback von den Mitarbeitern und sprechen Sie mit ihren Managern, um zu sehen, inwieweit das Lernen den Mitarbeitern geholfen hat, sich weiterzuentwickeln, ihre Produktivität zu steigern und neue Fähigkeiten in ihre Arbeit einzubringen.   

Gehen Sie außerdem zurück zum Ausgangspunkt, zu den Unternehmenszielen, und sehen Sie, wie die Schulungsergebnisse mit den ursprünglichen Zielen übereinstimmen. Verbessert dieses Trainingsprogramm den Onboarding-Prozess für Neueinsteiger? Trägt es zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität bei? Wirkt es sich in irgendeiner Weise auf das Wachstum des ROI aus? Natürlich braucht das Erreichen großer Ziele Zeit, aber bei jeder Iteration des Trainingskurses müssen Sie einen Check-up durchführen, um sicherzustellen, dass Sie die Mitarbeiter und die gesamte Lernstrategie in die richtige Richtung führen.  

Wenn die ersten Ergebnisse vorliegen, bewerten Sie Ihre Schulungsmaterialien neu, nehmen Überarbeitungen vor, fügen neue Informationen hinzu und halten Ihre Programme insgesamt auf dem neuesten Stand, um sie kontinuierlich zu verbessern.