Wie kann Big Data Ihnen helfen, ein Büro der Zukunft zu schaffen?

COVID-19 hat die Vorstellung von der traditionellen Büroarbeitsumgebung verändert. Laut Gartner planen 93 % der Unternehmen weltweit, neue Regeln für ihre regulären Büros und die Heimbüros ihrer Mitarbeitenden zu schaffen. Von flexiblen Arbeitsplätzen bis hin zu Büros mit mehr sozialem Raum; nach COVID-19 können wir viele Veränderungen in zukünftigen Büroräumen erwarten.

Traditionelle Büros werden sich in Arbeitsbereiche verwandeln, die auf soziale Interaktion, Zusammenarbeit und den Aufbau von Beziehungen ausgerichtet sind. In der Zukunft der Arbeit werden die Verantwortlichen für die Büroplanung den Schwerpunkt auf Technologie und Big Data legen und dabei den neuen COVID-Regeln für Büros folgen.

Schauen wir uns an, wie Big Data für Unternehmen bei der Planung ihres Büros der Zukunft nützlich sein kann. Ändert sich die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Kosten und Büros in der Post-COVID- Realität planen?

Die Pandemie hat viele Menschen gelehrt, dass Arbeit nicht mehr das sein muss, was sie einmal war. In der Anfangsphase der Pandemie versuchten einige Forschende und Medienschaffende zu verstehen, wie die Verbreitung von COVID-19 das Verhalten der Menschen beeinflussen würde. Sie sahen, dass die neuen COVID-Bürovorschriften Wände und Büros weiter voneinander entfernten und Arbeitsplatzmethoden aus der Technologiebranche für eine transparente Teamplanung einführten.

Jeanna Lundberg, Mitbegründerin und CEO von Respaces, hat ihre Gedanken über die Zukunft von Arbeitsplätzen geteilt. Laut Lundberg haben die Unternehmen erkannt, dass flexibles Arbeiten und das Vertrauen in die Mitarbeitenden möglich und in den meisten Fällen profitabel sind. Flexibilität und Gesundheitsfürsorge sind wichtige Voraussetzungen für die Zukunft der Büroflächen. In dem Maße, in dem Unternehmen Optionen jenseits herkömmlicher Bürolösungen erkunden, können Personalplanende und Unternehmensleitende den Raum anders aufteilen. Stellen Sie sich vor, Sie hätten Zugang zu neuen, inspirierenden Orten, die für unterschiedliche Aufgaben und Projekte geeignet sind, egal wo Sie sind.

Die Umstellung auf Remote- oder Hybridarbeit bringt neue Vorteile für die Zukunft des Büros:

Bessere Mitarbeitendenproduktivität

Als sich die Welt zu Beginn der Pandemie auf Fernarbeit umstellte, zeigte sich die Fähigkeit der Arbeitnehmende, sich schnell anzupassen. Viele Menschen, die plötzlich gezwungen waren, von zu Hause aus zu arbeiten, waren in der Lage, ihre Arbeit genauso gut oder manchmal sogar besser als im Büro zu erledigen. Nach Angaben von Great Place to Work haben etwa eine Million Beschäftigte der Fortune 500-Unternehmen in den USA ihre Produktivität beibehalten oder gesteigert, nachdem sie angefangen hatten, von zu Hause aus zu arbeiten (von durchschnittlich 2 Millionen Mitarbeitenden).

Verbessertes Wohlbefinden und Arbeitsumfeld der Mitarbeitende

Laut einer Umfrage von Global Workplace Analytics arbeiten 4,7 Millionen Menschen in den Vereinigten Staaten mindestens die Hälfte der Zeit aus der Ferne. 62 % der Arbeitnehmende zwischen 22 und 65 Jahren geben an, dass sie zumindest gelegentlich aus der Ferne arbeiten, und diese Zahl wird voraussichtlich noch steigen.

Viele Beschäftigte berichten, dass sie nicht ins Büro gehen müssen, was ihre psychische Gesundheit verbessert und den Stresspegel senkt. Sie schätzen auch die Flexibilität bei der Kindererziehung. Außerdem können Unternehmen ihren ökologischen Fußabdruck erheblich verringern, wenn sie nicht mehr zur Arbeit fahren müssen.

Aber nehmen wir an, dass Mitarbeitendenzufriedenheit, Mitarbeitendenbindung und Umweltvorteile nicht ausreichen. In diesem Fall könnten die Unternehmen auch die Einsparungen in Betracht ziehen, die sich daraus ergeben, dass weniger Bürofläche benötigt wird und nicht ständig neue Talente eingestellt werden müssen, sondern diejenigen, die bereits für das Unternehmen arbeiten, weitergebildet werden.

Monetäre Einsparungen

Unternehmen können bis zu 11.000 Dollar an Gemeinkosten pro Mitarbeitenden einsparen, wenn sie auf Telearbeit umstellen. Mit Telearbeitern zahlen Unternehmen weniger für Versorgungsleistungen und Mitarbeitendenressourcen und benötigen weniger Bürofläche.

Irving, ein in Texas ansässiges Unternehmen, das weltweit etwa 76.000 Angestellte beschäftigt, verkleinert seinen Immobilienbestand und rechnet im nächsten Jahr mit Umstrukturierungskosten in Höhe von 180 bis 280 Millionen US-Dollar.

Die Verringerung der Bürofläche nach der vollständigen Umsetzung wird voraussichtlich 60 bis 80 Millionen Dollar pro Jahr einsparen. In dem am 31. März 2022 zu Ende gegangenen Geschäftsjahr verzeichnete das Unternehmen Verluste in Höhe von 4,5 Mrd. USD, gegenüber 900 Mio. USD Gewinn im Jahr zuvor.

Da weltweit immer mehr Büroräume wiedereröffnet werden, wird der Schwerpunkt zunächst darauf liegen, die Sicherheit der Mitarbeitenden zu gewährleisten und ihre Ängste zu bewältigen.

Alle Organisationen werden ihren eigenen Weg finden müssen, um neue COVID-Bürovorschriften und Büros der Zukunft für ihre Beschäftigten zu schaffen. Digitale Technologien spielen eine entscheidende Rolle bei der Flexibilisierung des Arbeitsumfelds, um die Bedürfnisse der Menschen nach Engagement, Arbeit, Wohlbefinden und Skill-Entwicklung zu erfüllen. Hier erfahren Sie, wie Personalplanungsverantwortliche die Arbeits- und Büroräume der Zukunft mit Hilfe von Big Data gestalten werden.

Der Einsatz von Big Data hilft Unternehmen nicht nur bei der Planung verschiedener Belegschaftsszenarien, sondern auch bei der Planung des künftigen Büros. Intelligente Simulationen und Berechnungen können bei der Planung der Flächen- und Raumverteilung neuer Büros helfen, unter anderem durch die Ermittlung von Büronutzungsszenarien, Raumbedarf, potenziellen Engpässen und Raumpotenzialen. Simulationen können mögliche Raumverluste aufgrund von hierarchischen Raumverteilungen aufzeigen. Sie können auch mögliche Arbeitsplatzfaktoren visualisieren, wie z.B. einen Arbeitsplatz für Teilzeitarbeitende oder die Verteilung von Besprechungsräumen.

Personalverantwortliche können verschiedene Szenarien für die Platzierung der Mitarbeitenden im Büro modellieren. Es ist ein perfektes Beispiel dafür, dass Mathematik und Daten in allen Bereichen Anwendung finden: Big Data hilft, die Büroflächen der Zukunft zu planen, Kosten zu sparen und mögliche Raumplanungsszenarien zu erkennen.

Marc Syp, Director of Computation bei Gensler, erklärt, dass es bei der Nutzung von Big Data für die Planung der Büroräume der Zukunft nicht darum geht, Dinge zu entwerfen, sondern darum, Menschen dabei zu helfen, sich auf ihre Ziele zu konzentrieren. Mit großen Datenmengen und dem Internet der Dinge (IoT) können intelligente vernetzte Geräte nach der COVID effizientere und innovativere Büroräume schaffen.

Durch das Sammeln relevanter Daten können die Planenden erkennen, welche Teile des Büros wann und wie in den Arbeitsablauf oder entspannende Prozesse eingebunden sind. So können beispielsweise eingebaute Sensoren an kritischen Stellen im Büro feststellen, welche Teile des Gebäudes zu welchen Tageszeiten typischerweise genutzt werden.

Die Schaffung von Büros, die den Menschen in den Mittelpunkt stellen, ist eine wichtige Triebkraft für viele globale Coworking-Projekte. Daher können Unternehmen, die Designende und Architekturschaffende Informationen über die Arbeitsgewohnheiten ihrer Mitarbeitenden zur Verfügung stellen, die Zukunft der Büroflächen verbessern. Dies hilft nicht nur Verantwortlichen, sondern ermöglicht es auch den Betreibenden von Einrichtungen, die Art und Weise der Nutzung ihrer Gebäude anzupassen und den Kundinnen und Kunden dieses wichtige Nutzererlebnis zu bieten, das den Grund für die Verwendung von Big Data am Arbeitsplatz darstellt.