Vorteile und Fallstricke eines hybriden Arbeitsplatzes

Mit Blick auf das Jahr 2022 fragen sich viele Mitarbeiter und Führungskräfte, ob sie ins Büro zurückkehren oder weiterhin aus der Ferne arbeiten werden. Angesichts der sozialen Distanz, des Mangels an Büroräumen und der Angst, die manche empfinden, bevor sie wieder von Angesicht zu Angesicht arbeiten, könnte die Zukunft der Büroarbeit ganz anders aussehen.

Zwei Jahre haben gezeigt, dass es nicht nötig ist, ausschließlich zu Hause oder fünf Tage pro Woche im Büro zu arbeiten. Es gibt eine goldene Mitte, auch bekannt als der hybride Arbeitsplatz. Aber sind hybride Modelle für jeden geeignet? Schauen wir uns die Vorteile und Fallstricke des hybriden Arbeitsplatzes an.

Laut einer aktuellen Accenture-Studie geben 83 % der Befragten an, dass sie ein hybrides Arbeitsplatzmodell bevorzugen würden, weil es ein gesundes und flexibles Arbeitsumfeld fördert. Darüber hinaus setzen 63 % der führenden Unternehmen bereits einen „Work from anywhere“-Ansatz für Mitarbeiter um.

Wenn Sie noch unsicher sind, wie und wo Sie Ihren hybriden Arbeitsplatz einrichten sollen, finden Sie hier die gängigsten Modelle, die Sie in Betracht ziehen können. Bevor Sie sich jedoch entscheiden, was für Sie am besten geeignet ist, sollten Sie Ihre Pläne für ein effektives Arbeitsumfeld überprüfen.

Das Modell des hybriden Remote-Arbeitsplatzes besteht hauptsächlich aus Remote-Mitarbeitern, die gelegentlich einen physischen Arbeitsplatz aufsuchen (z. B. ein Büro oder einen Coworking Space). Persönliche Treffen finden in der Regel dann statt, wenn Diskussionen und Zusammenarbeit im physischen Büro förderlicher sind als am digitalen Arbeitsplatz, z. B. bei Brainstorming, Treffen mit Kunden oder Zusammenarbeit mit dem Arbeitsteam.

Ein gemischtes Hybridarbeitsplatzmodell liegt vor, wenn ein Teil Ihrer Mitarbeiter ausschließlich im Büro arbeitet und der andere Teil von zu Hause aus. Dies ist häufig der Fall, wenn Unternehmen Mitarbeiter haben, die nur an einem physischen Arbeitsplatz arbeiten können, wie Chirurgen und Bauarbeiter, und der Rest des Büropersonals von zu Hause aus arbeiten kann (z. B. Psychologen und Therapeuten).

Das hybride Modell mit persönlicher Anwesenheit umfasst Mitarbeiter, die sich am physischen Arbeitsplatz melden, aber aus der Ferne arbeiten können. Manche Mitarbeiter bevorzugen dieses Modell, weil sie sich nicht um eine stabile Internetverbindung und den Zugang zu den Technologien und dem Wissen, das sie für ihre Arbeit benötigen, kümmern müssen. Es ist auch vorteilhaft für Neulinge, die mehr Anleitung und Mentoring benötigen.

Bei diesem Modell eines hybriden Arbeitsplatzes arbeitet Ihr Team in Schichten. Ein Teil Ihres Teams arbeitet an bestimmten Tagen aus der Ferne, an den anderen Tagen kommt es ins Büro und tauscht sich mit anderen Mitarbeitern aus. So können beispielsweise 50 % Ihres Teams montags, mittwochs und freitags an Ihrem physischen Arbeitsplatz anwesend sein, aber dienstags und donnerstags per Fernzugriff arbeiten und umgekehrt.

Das ist natürlich großartig, aber welche positiven Veränderungen bringt ein hybrider Arbeitsplatz mit sich und welche Fallstricke gilt es zu vermeiden?

Eric Brynjolfsson und Nick Bloom sind Akademiker, die sich mit der Zukunft der Arbeit nach der Pandemie beschäftigen. Während der virtuellen Veranstaltung Knowledge 2021 von ServiceNow teilten sie ihre Gedanken über die Vorteile und Fallstricke des hybriden Arbeitsplatzes. Sie erwähnten auch, was Unternehmen tun können, um einen sicheren, fairen Raum für alle Mitarbeiter zu schaffen.

Ihrer Meinung nach müssen die Unternehmen von heute Arbeitsabläufe, Geschäftsmodelle, neue Produkte und Dienstleistungen neu erfinden. Die Arbeitskräfte müssen neue Fähigkeiten entwickeln, was Jahre oder sogar Jahrzehnte dauern kann.

Natürlich werden diese Veränderungen Zeit brauchen, aber ein hybrider Arbeitsplatz kann das Beste aus beiden Welten, der Fern- und der Büroarbeit, bieten. Die Mitarbeiter können die Straße überspringen und haben mehr Zeit, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren, und kommen nur ins Büro, um über neue Ideen nachzudenken und sich mit ihren Kollegen auszutauschen.

Was die Entwicklung der Mitarbeiter betrifft, so brauchen sie mehr Möglichkeiten, mit Führungskräften in Kontakt zu treten und sich nicht minderwertig zu fühlen als die Mitarbeiter im Büro.

Neue Mitarbeiter benötigen beispielsweise Schulungsvideos, in denen sie lernen, wie sie ihre Aufgaben erfüllen und mit anderen Teammitgliedern mithalten können. Oder die Vertriebsabteilung muss ein leistungsfähiges CRM nutzen, und Ihr Social-Media-Manager braucht Zugang zum Instagram Scheduler oder einen individuellen Kalender für zukünftige Veröffentlichungen.

Vor diesem Hintergrund sollten wir uns die Fallstricke eines hybriden Arbeitsplatzes ansehen.

Hybride Arbeitsplatzmodelle haben trotz der Vorteile auch einige Nachteile, die wir erwähnen müssen.

Als der größte Teil der Welt zur Fernarbeit überging, befürchteten die Arbeitgeber, dass die Produktivität sinken würde. Das ist aber nicht eingetreten – stattdessen ist die Produktivität gestiegen. Allerdings gibt es auch einige Nachteile, die erwähnenswert sind.

Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen den Tagen, an denen die Mitarbeiter im Büro sein sollten, und die Möglichkeit, ihnen die Wahl zu lassen, ob sie vollständig im Büro oder vollständig aus der Ferne arbeiten können, kann die Situation verbessern. 

Die Leitung eines Teams kann Manager vor komplexe Herausforderungen stellen, unabhängig davon, ob es sich um ein Team aus der Ferne oder aus dem Büro oder aus beiden handelt. Einige Unternehmen sind dazu übergegangen, ihre externen Mitarbeiter mit invasiver Überwachungstechnologie zu überwachen. Dies ist jedoch nicht der richtige Weg, um sich an die Arbeit der Zukunft anzupassen.

Sie müssen auf die Umgestaltung von Büroräumen achten, um Remote- und Büroarbeiter unterzubringen. Ein hybrider Arbeitsplatz erfordert fortschrittliche Funktionen wie Ladesteckdosen, Konferenzbildschirme für die nahtlose Kommunikation mit entfernten Partnern und leistungsstarkes WLAN, das überall im Gebäude verfügbar ist.

Trotz dieser Schwierigkeiten kann ein gutes Management das Modell des hybriden Arbeitsplatzes erleichtern, indem es die Teambuilding-Aktivitäten des Unternehmens so anpasst, dass sie die Mitarbeiter erreichen, indem es regelmäßige soziale Veranstaltungen organisiert, die für alle zugänglich sind, unabhängig von der geografischen Lage.

Unabhängig davon, für welches Modell des hybriden Arbeitsplatzes Sie sich entscheiden, finden Sie hier einige wichtige Tipps zur Umsetzung:

Finden Sie heraus, ob sich alle Beteiligten einbezogen fühlen. Halten Sie wöchentlich geplante Sitzungen ab, formell oder informell, sowohl für das Team als auch für die leitenden Angestellten. Kommunizieren Sie mindestens einmal im Monat mit einer größeren Gruppe von Personen. Wir hier bei HRForecast praktizieren zum Beispiel manchmal Mittagessen, bei denen wir über alles Mögliche reden, nur nicht über die Arbeit.

Seien Sie flexibel in Bezug auf die individuellen Zeitpläne der Mitarbeiter. Viele Menschen sind es gewohnt, mitten am Tag Sport zu treiben oder sich um Kinder zu kümmern. Andere wollen vielleicht keine öffentlichen Verkehrsmittel während der Hauptverkehrszeit benutzen und ziehen es daher vor, später zu arbeiten.

Konzentrieren Sie sich auf die Ergebnisse, nicht auf die Stunden. Es ist produktiver, sich auf das Ergebnis zu konzentrieren und nicht auf die aufgewendeten Stunden. John Pencavel, Wirtschaftsprofessor an der Stanford University, fand heraus, dass die Produktivität pro Stunde stark abnimmt, wenn eine Person mehr als 50 Stunden pro Woche arbeitet, obwohl zusätzliche Stunden sinnlos wären. Diejenigen, die bis zu 70 Stunden pro Woche arbeiten, schaffen nur die gleiche Menge an Arbeit wie diejenigen, die 55 Stunden arbeiten.

Investieren Sie in Software für hybride Arbeitsplätze. Hybrides Arbeiten setzt voraus, dass alle Arbeitnehmer gleichermaßen eingebunden sind. Deshalb sollten Sie sicherstellen, dass alle Ihre Mitarbeiter den gleichen Zugang zu Informationen haben.

Wie in einem Lied von Dolly Parton verändert sich der traditionelle Arbeitsplatz: „Working 9 to 5, what a way to make a living“. Daher ist die Umwandlung der Büroarbeit in einen hybriden Arbeitsplatz ein Weg, um Wohlbefinden und Produktivität zu gewährleisten. Eine starke interne Kommunikation ist unerlässlich. Ohne sie ist es weniger wahrscheinlich, dass Mitarbeiter innovative Ideen mit dem Management teilen, Kollegen um Unterstützung bitten, um den Arbeitsablauf zu beschleunigen, oder Teammitglieder über eine stressige Situation informieren, die ihre Produktivität beeinträchtigen könnte. Effektive Kommunikation wird in der digitalen und hybriden Arbeitswelt immer wichtiger.