Ein kompletter Leitfaden für die Personalanalytik

People Analytics ist nicht länger ein Privileg großer Unternehmen mit Zugang zu Spitzentechnologien und den klügsten Köpfen in ihren internen Teams. Vielmehr ist sie eine Notwendigkeit für jede Art von nachhaltigem Geschäft: von kleinen und mittleren Unternehmen bis hin zu Großunternehmen. 

Hier bei HRForecast setzen wir uns für eine datengesteuerte, faktenbasierte Personalarbeit ein, bei der die Personalanalytik den Grundstein bildet. 

In diesem Leitfaden haben wir alle unsere Erkenntnisse zusammengetragen, um die Definition von People Analytics, Tools, Vorteile und andere Tipps aufzudecken: 

1. Was ist People Analytics? 
2. Anwendungsfälle von People Analytics 
3. Vorteile von People Analytics für eine Organisation und ihre Mitarbeiter 
4. Die wichtigsten Herausforderungen bei der Umsetzung von People Analytics
5. Wie Sie People Analytics in Ihrer Organisation einführen  
6. Nützliche Ressourcen und Zertifizierungen zur Steigerung der Kompetenz Ihrer Personalabteilung 

People Analytics (auch bekannt als HR Analytics) ist keine Neuheit oder ein schickes HR- Schlagwort. Vielmehr gibt es sie schon seit einer Weile. David Green, einer der Pioniere und führenden Köpfe auf dem Gebiet der Personalanalytik, führt die ersten Erwähnungen und Anwendungsfälle der Personalanalytik auf das Jahr 1911 in Frederick Taylors Buch „The principles of scientific management“ zurück. In diesem Buch beschreibt Frederic Taylor die Idee der Unternehmensoptimierung durch genaue Analyse der Leistung und Produktivität der Mitarbeiter. 

 Weitere wichtige Veränderungen, die die Einführung von People Analytics vorangetrieben haben, sind die Industrialisierung, der Paradigmenwechsel im Personalwesen in den 80er Jahren von der Verwaltung hin zur Beurteilung und Personalentwicklung sowie das sogenannte „Zeitalter der Verwirklichung“ in den Jahren 2010-2015. 

Die Personalanalyse liefert Erkenntnisse für praktisch jeden Bereich des Unternehmens und der Personalabteilung. Hier sind ein paar typische Anwendungsfälle für People Analytics: Qualifikationsdefizite. HR-Analysen können auch Qualifikations- und Talentlücken aufdecken, die weiter verbessert werden müssen.

Strategische Personalplanung. People Analytics hilft Unternehmen, die aktuelle Personalsituation zu überprüfen und Erkenntnisse für das Talentmanagement, die Personaleinstellung und die langfristige Ressourcenplanung zu gewinnen.

Lernen und Entwicklung. Analyse des Ausbildungsbedarfs, des Zusammenhangs zwischen Ausbildung und Leistungsindikatoren, des Zusammenhangs zwischen Ausbildungseffizienz und Methoden der Informationsvermittlung usw.

Nachfolgeplanung. Identifizieren Sie Talente für Schlüsselpositionen und stimmen Sie Ihre Nachfolgeplanungsstrategie mit dem langfristigen Einstellungsplan ab.

Mitarbeiterbindung, Engagement und Motivation. Mit den verfügbaren Daten können Sie den Grad der Mitarbeiterbindung ermitteln, Leistungsträger analysieren, Prognosemodelle erstellen, die vor abnehmender Produktivität warnen, und vieles mehr. Hewlett-Packard beispielsweise setzt seit 2011 prädiktive Analysen ein, um die Burnout-Quoten seiner Mitarbeiter zu ermitteln und die Gründe für das Ausscheiden aus dem Unternehmen herauszufinden.

Personalbeschaffung. People Analytics bieten Einblicke in schwierige offene Stellen, die Leistung von Rekrutierungsteams, Sourcing-Strategien, Einstellungszeit und -kosten, die Loyalität von Bewerbern und vieles mehr. Google war eines der ersten Unternehmen, das People Analytics in seinen Rekrutierungsprozess integriert hat. Das Unternehmen analysierte Tausende von technischen Vorstellungsgesprächen und fand heraus, dass einige der Fragen keine Vorhersage über die Leistung und den beruflichen Erfolg der Kandidaten zuließen. Daraufhin begann Google, sein Fachwissen im Bereich People Analytics auszubauen, um die Erfolgsquote von Mitarbeitern und die Wahrscheinlichkeit ihres Ausscheidens aus dem Unternehmen vorherzusagen.

Budgetierung. People Analytics hilft bei der Analyse budgetbezogener Faktoren wie Dynamik und Struktur der Lohn- und Gehaltsabrechnung, Berechnung des Break-Even- Punkts des Mitarbeiters und der Kosten für Arbeitsunfähigkeit.

Einfluss der Mitarbeiter auf das Geschäft. Die Personalanalyse in der Personalabteilung kann Ihnen helfen, Wege zur Steigerung Ihrer Verkaufsleistung zu finden. Vielleicht stellen Sie fest, dass bestimmte Talente die Leistung Ihrer Mitarbeiter verbessern oder dass bestimmte Schulungsprogramme einen unmittelbaren Return on Investment bringen.

Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz. HR-Analysen helfen beispielsweise bei der Ermittlung von Funktionen, Arbeitsplätzen und anderen Bereichen mit den höchsten Unfallraten.

Umsatz und Kundenerlebnis. Zufriedene Mitarbeiter führen zu zufriedenen Kunden. Das Unternehmen Coca-Cola hat dieses Konzept 2010 aufgegriffen und ein Prognosemodell entwickelt, das die interne Mitarbeiterkommunikation mit den Geschäftsergebnissen in Beziehung setzt.

Personalabteilungen sind wichtige Datenlieferanten. Unternehmen, die sich die HR-Analytik zunutze machen, übertreffen ihre Konkurrenten bei der Qualität der Einstellungen, der Mitarbeiterbindung, der Entwicklung von Fähigkeiten und anderen personalbezogenen und sogar geschäftlichen Aspekten. 

Einer der größten Vorteile der Personalanalyse besteht darin, dass sie es Ihnen ermöglicht, die Grundursache eines Problembereichs zu ermitteln und einen Aktionsplan aufzustellen. Sie hilft Ihnen, von einer „Was ist passiert“-Metrik wegzukommen (z. B. Unsere Fluktuation liegt bei 12 %) und damit zu beginnen, die „Warum-Metriken“ zu erfassen (z. B. 85 % haben das Unternehmen aufgrund eines ineffizienten Managements verlassen). Analytik verhindert Entscheidungen auf der Grundlage von Bauchgefühlen und steht für logisches Datenverständnis. Es verbindet Punkte in einem vollständigen Bild und versteht den Hauptantrieb für jedes Problem. 

Lassen Sie uns nun eine Liste vonVorteilen der People Analytics studieren, die Sie nutzen könnten: 

Alle reden von der Steigerung der Mitarbeiterproduktivität, aber nur selten kommen wir auf die Ursachen negativer Leistungsindikatoren und gescheiterter KPI zu sprechen. People Analytics deckt ungenutzte Möglichkeiten in der Belegschaft auf, z. B. zusätzliche Fähigkeiten, die Mitarbeiter nicht in ihren Lebensläufen und Stellenprofilen angegeben haben. 

 People Analytics in der Personalabteilung trägt außerdem dazu bei, die Leistung der Mitarbeiter zu verbessern, indem menschliche Fehler bei der Entscheidungsfindung beseitigt werden, Ressourcen zugewiesen werden, um die Arbeitslast auf die Abteilungen zu verteilen, und vieles mehr. 

Geben wir es zu: Bei Personalentscheidungen ist immer noch ein wenig Bauchgefühl gefragt. Zum Beispiel hängen Einstellungen und Vorstellungsgespräche vom persönlichen Kontakt und der Beziehung zwischen einem Personalverantwortlichen und einem Bewerber ab. People Analytics hilft, diese schlechte HR Praxis mit einer präzisen Analyse der Effizienz der Kandidaten in realen Situationen, der Loyalität der Kandidaten, des Interviewprozesses und seiner Schritte und mehr zu beseitigen.

Auch Ungerechtigkeiten am Arbeitsplatz, wie das geschlechtsspezifische Lohngefälle, können nicht unbemerkt bleiben, wenn man die vorliegenden Beweise (wie die Verteilung der Löhne auf verschiedene demografische Merkmale) zur Hand hat.

Der Arbeitsmarkt neigt dazu, sich in jeder Nische anders zu verhalten. Daher sollte ein für eine Branche geltender HR-Ansatz an einen anderen Bereich angepasst werden.

Der Einsatz von Big Data erhöht die Effizienz bei der Einstellung und Rekrutierung, z. B. in Bezug auf Geschwindigkeit, Kapazität und Erfahrung bei der Einstellung. Außerdem wird ermittelt, aus welchen Quellen die beste Qualität der Einstellungen stammt (z. B. Empfehlungen von leistungsstarken Mitarbeitern) und welche Fragen im Vorstellungsgespräch den Erfolg neuer Mitarbeiter nicht vorhersagen (z. B. Brainteaser- Fragen).

Die Personalanalytik in der Personalabteilung hilft Unternehmen, ihre Geschäftsergebnisse zu messen, zu bewerten und dann Aktionspläne zu entwickeln. Beispielsweise kann die Personalabteilung durch die Entwicklung effektiverer Rekrutierungs-, Mitarbeiterbindungs- und Belohnungssysteme den Umsatz der Vertriebsgruppe direkt steigern. People Analytics hilft auch dabei, die dringendsten Herausforderungen innerhalb des Unternehmens zu verstehen.

Analysen ermöglichen eine genaue Zuweisung des HR-Budgets, der Personalressourcen und der Zeitinvestitionen mit maximaler Wirkung. Daten können auch dabei helfen, die Stellen, Teams und Geschäftsbereiche zu identifizieren, die den größten Einfluss auf die Unternehmensziele haben, wenn sie mit Spitzentalenten besetzt werden.

HR-Analytik ist mehr als nur eine Analyse; sie sollte Sie bei der langfristigen Personalplanung und der Umsetzung von Geschäftsanforderungen in eine Geschäftsstrategie unterstützen.

Anhand der ROI-Kennzahlen kann die Personalabteilung auch die Wirksamkeit ihrer Programme mit konkurrierenden Funktionen wie Finanzen, Marketing und IT vergleichen. Im Rahmen des Analysemodells wird die Personalabteilung außerdem verlangen, dass alle neuen Talentprogramme datengestützte Entscheidungsprozesse nutzen und Leistungskennzahlen sowie aktuelle und vorausschauende Analysen enthalten. Dann wird die Personalanalytik zur Entwicklung neuer Arbeitsmodelle beitragen.

HR-Analysen liefern Erkenntnisse darüber, wie die Mitarbeiter durch messbare Faktoren wie Einstellung, Leistung, Vergütung und Sozialleistungen besser eingebunden werden können. So kann die Personalabteilung mithilfe von HR-Analysen Änderungen zur Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität untersuchen. Auch das Feedback während einer Beurteilung kann wichtige Erkenntnisse zur Verbesserung der Unternehmenskultur und zur Schaffung eines besseren Arbeitsumfelds liefern.

Die Personalanalytik arbeitet an der Schnittstelle zwischen verschiedenen Bereichen: HR und IT (Data Mining, Analytik, Interpretation, Visualisierung usw.). Daher sollten Sie mit gewissen Herausforderungen und Widerständen bei der Umsetzung von Änderungen seitens der obersten Führungsebene und Ihrer Mitarbeiter rechnen.

Lassen Sie uns einen Blick auf die Tools zur Mitarbeiteranalyse und die wesentlichen Schritte zur Umsetzung dieses Prozesses werfen. 

Alles beginnt mit den Unternehmenszielen: ob Sie die Fluktuationsrate senken, die Mitarbeiterbindung verbessern oder die Vielfalt fördern wollen. Nehmen wir an, Sie müssen die Leistung Ihrer Personalabteilung bewerten. In diesem Fall müssen Sie umsetzbare Kennzahlen ermitteln, mit deren Hilfe Sie die Effizienz, die Leistung und die Auswirkungen der Personalabteilung bewerten können, z. B. die Entlassungsquote, die durchschnittliche Einstellungsdauer, die Fluktuationsrate usw.

Sobald Sie die Geschäftsziele festgelegt haben, müssen Sie die Daten bestimmen, die Sie analysieren wollen. Hier kommt die Workforce Intelligence ins Spiel.

Einfach ausgedrückt, ist Workforce Intelligence ein Prozess, bei dem Mitarbeiterdaten, – verhalten und -muster für weitere Analysen, Hypothesen und laufende Feedbackschleifen ermittelt werden.

Workforce Intelligence setzt Datenanalyse und Visualisierung ein, um die Datenberge in überschaubare und strukturierte Datensätze umzuwandeln, die dann weiter ausgewertet werden können. 

Die Personalanalyse erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen der Personal- und der IT-Abteilung, da der Prozess komplexe Vorgänge wie Data Mining und spezifische Fähigkeiten wie Datenanalyse umfasst. Ein wesentlicher Teil der HR-IT-Zusammenarbeit ist die ETL-Implementierung, so dass auch nicht-technische Mitarbeiter die erforderlichen Daten aus vordefinierten Quellen extrahieren, in ein einheitliches Format umwandeln und Hypothesen und Feedbackschleifen durchführen können. 

Nehmen wir an, Ihr Anliegen ist die Vielfalt am Arbeitsplatz. Dann möchten Sie vielleicht Ihren Einstellungsprozess wie Ihre Beschaffungsstrategie analysieren, um Engpässe zu entdecken. Schließlich werden Sie fündig: Es mangelt an eingehenden Lebensläufen von ethnischen Minderheiten. Diese Entdeckung hilft Ihnen, ein echtes Problem zu beheben, anstatt Ihre Bemühungen auf nicht so wichtige Bereiche zu verteilen.

Das ist eine kurze Zusammenfassung des letzten Schritts bei der Implementierung der Personalanalyse: Hypothese aufstellen – Tests durchführen – Ergebnisse analysieren – wiederholen. Als Faustregel gilt, dass Sie einen konsistenten HR-Analyseprozess beibehalten sollten. Andernfalls könnten Ihre Daten schnell veraltet und irrelevant werden.