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Ein Leitfaden für interne Personalbeschaffung: Tipps und Best Practices

Bewährte Verfahren für interne Einstellungsverfahren

Zahara SayedFuture work expert21. September 20227 min read

Inhalt

Warum die interne Personalbeschaffung manchmal nicht funktioniert: Schlüsselfaktoren
Kommunizieren Sie über interne Besetzungsmöglichkeiten
Bauen Sie Arbeitsabläufe bei der internen Personalbeschaffung auf
Stellen Sie sicher, dass Sie über genügend qualifizierte interne Bewerbende verfügen
Skizzieren Sie die Kriterien für die Auswahl der Bewerbenden
Lassen Sie die Mitarbeitenden nicht im Stich

Eine Umfrage von Gartner zeigt, dass nur 27 % der Mitarbeitenden die Jobangebote ihres Unternehmens leicht finden können. Die Unternehmen erhalten nicht genügend Lebensläufe von ihren Beschäftigten und haben einen ständigen Zustrom von Bewerbenden in der Talent-Pipeline.

Aber es gibt noch andere Faktoren, die Ihrem internen Personalbeschaffungsverfahren schaden können. Wenn Sie Ihren Talentakquisitionskanal optimal nutzen wollen, lesen Sie weiter, um praktikable Methoden für die interne Personalbeschaffung zu entdecken.

Warum die interne Personalbeschaffung manchmal nicht funktioniert: Schlüsselfaktoren

Oftmals übersehen Unternehmen unbeabsichtigt die Möglichkeiten interner Besetzungen und schaffen ein Arbeitsumfeld, das Menschen davon abhält, sich für interne Positionen zu bewerben.

Zu den häufigen Faktoren, die sich negativ auf interne Personalbeschaffung auswirken, gehören beispielsweise:

Eine hierarchische Struktur – eine starre Struktur, die es den Mitarbeitenden nicht ermöglicht, sich beruflich weiterzuentwickeln und Führungsaufgaben zu übernehmen, schafft kaum ein positives Umfeld für interne Besetzungen.
Widerstand der Geschäftsleitung – Führungskräfte können sich gegen interne Personalbeschaffung sträuben, weil sie die Mitarbeitenden in ihren Teams und Abteilungen halten wollen. Daher ist es Aufgabe der Personalabteilung, Mechanismen zu entwickeln, um den Widerstand und die Voreingenommenheit der Führungskräfte zu beseitigen.
Mangel an Informationen – wenn Ihre interne Personalbeschaffung auf Mundpropaganda und persönlichen Empfehlungen der unmittelbaren Vorgesetzten beruhen, verlieren Sie möglicherweise einen großen Teil der eingehenden Bewerbenden. Überarbeiten Sie Ihre Richtlinien zur Information der Mitarbeitenden über neu zu besetzende Positionen, um einen größeren Kreis an Bewerbenden zu gewinnen.
Mangel an bewährten HR-Verfahren – eine chaotische Personalverwaltung unterstützt die interne Personalbeschaffung nicht. Stellen Sie sicher, dass Sie bewährte Verfahren wie Nachfolgeplanung, Weiterbildung und Talentmobilität anwenden, um Ihre interne Talent-Pipeline zu versorgen.

Erfahren Sie mehr über die Vor- und Nachteile interner und externer Personalbeschaffung in unserem früheren Blogbeitrag.

1. Kommunizieren Sie über interne Besetzungsmöglichkeiten

Mehr als 80 % der befragten US-Bürgerinnen und -Bürger sind der Meinung, dass Kommunikation das Vertrauen der Mitarbeitenden stärkt. Im Zusammenhang mit interner Personalbeschaffung kann die richtige Kommunikation ein sicheres Umfeld schaffen, den Wettbewerb unter den Mitarbeitenden zu beseitigen und höhere Antwortquoten fördern. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre internen Besetzungsmöglichkeiten kommunizieren können:

Teilen Sie Erfolgsgeschichten aus dem Kollegium – heben Sie die positiven Erfahrungen interner Personalbeschaffung hervor und lassen Sie die Mitarbeitenden ihrem Beispiel folgen.
Erklären Sie die Bedingungen – die Mitarbeitenden haben vielleicht Angst, sich zu bewerben, weil sie nicht wollen, dass ihre Vorgesetzten davon erfahren. Die Aufgabe der Personalleitenden besteht darin, klare Regeln aufzustellen und zu erklären, dass interne Besetzungen nichts mit Bestrafung oder Diskriminierung am Arbeitsplatz zu tun haben.
Beginnen Sie mit kleineren Einheiten – bevor Sie ein Jobangebot unternehmensweit ausschreiben, sollten Sie überlegen, ob Sie es nicht innerhalb von Teams und Abteilungen ausschreiben, damit sich die Leute bewerben können, wenn die Konkurrenz nicht so groß ist.

2. Bauen Sie Arbeitsabläufe bei der internen Personalbeschaffung auf

Viele Unternehmen versuchen, externe Personalbeschaffungspraktiken auf interne Personalbeschaffung anzuwenden: Sie richten Stellenbörsen ein (allerdings unternehmensweit), ermutigen Mitarbeitende, ihre Lebensläufe einzusenden, und bauen ähnliche Talent-Pipelines auf. Ein solcher

Arbeitsablauf ermöglicht es Ihnen jedoch nicht, das Beste aus der internen Personalbeschaffung herauszuholen.

Verfahren wie Mitarbeitendenbeurteilungen helfen Ihnen dabei, eine aktuelle Datenbank mit Arbeitnehmenden zu führen, die für eine Versetzung bereit sind, oder mit Mitarbeitenden, die möglicherweise bald eine neue Aufgabe übernehmen können. Mit Instrumenten wie Leistungsbeurteilungen und 360-Grad-Bewertungen können Sie wertvolle Einblicke in Ihre Belegschaft gewinnen.

Achten Sie auf die Aktivitäten zur Mitarbeitendenentwicklung. Die Initiative und Bereitschaft der Mitarbeitenden, in eine neue Rolle zu schlüpfen, ist großartig, aber verfügen sie auch über genügend Skills, um diese Rolle erfolgreich auszufüllen? Um unerwünschte Situationen zu vermeiden, sollten Sie mit Hilfe von Personalentwicklungsinstrumenten, wie z. B. einer Kompetenzmatrix, die Skills für die einzelnen Aufgabenbereiche im Voraus planen.

3. Stellen Sie sicher, dass Sie über genügend qualifizierte interne Bewerbende verfügen

Die Nachfolgeplanung hilft Ihnen, die Talent-Pipeline ständig mit qualifizierten Kandidatinnen und Kandidaten aufzufüllen. Da Sie auf diese Weise potenzielle Interessierte für eine bestimmte Position im Voraus identifizieren können, haben Sie die Gewissheit, dass Sie diese zu gegebener Zeit problemlos besetzen können.

Alternativ können Sie eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Weiterbildung Ihrer Mitarbeitenden entwickeln, um einen breiten Talentpool mit Mitarbeitenden zu schaffen, die bereit sind, vielseitige Positionen zu besetzen, und nicht nur bestimmte, wie bei der Nachfolgeplanung. Es ist wichtig, eine Datenbank mit internen Talenten zu führen, damit Sie die Kenntnisse, Skills, praktischen Erfahrungen und Stärken der Kandidatinnen und Kandidaten in einem bestimmten Bereich verfolgen können.

Der aktuelle Stand der Nachfolgeplanung

Verschaffen Sie sich einen Überblick über bewährte Praktiken bei der Nachfolgeplanung und erfahren Sie die neuesten Trends, die diesen HR-Prozess beeinflussen.

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4. Skizzieren Sie die Kriterien für die Auswahl der Bewerbenden

Klare Kriterien für die Auswahl der Bewerbenden helfen Ihnen, Spekulationen und Frustration unter den Interessierten, die nicht für die Position ausgewählt wurden, zu vermeiden. Außerdem werden hochqualifizierte Talente miteinander konkurrieren, sodass ein klarer Einstellungsprozess Raum für die weitere Entwicklung der Mitarbeitenden und die Möglichkeit lässt, die Position schließlich zu besetzen.

Richten Sie einen Arbeitsablauf für die Einstellung ein – dabei kann es sich um eine regelmäßige Kombination aus einer Testaufgabe und einem Vorstellungsgespräch handeln oder auch um einen komplizierteren Prozess mit Anschreiben, Leistungsbeurteilung usw. Sie können die Schritte für eine bestimmte Position mischen und ändern, aber halten Sie sich an die Regel der Transparenz.
Beseitigen Sie Voreingenommenheit – berücksichtigen Sie bei der internen Personalbeschaffung nicht nur die bisherigen Leistungen, sondern auch das Führungspotenzial und die Fähigkeit der Bewerbenden, in der jeweiligen Position erfolgreich zu sein. Anforderungsprofile und Kompetenzprüfungen helfen Ihnen, klare Kriterien für die Einstellung von Bewerbenden festzulegen und sich nicht auf Ihr Bauchgefühl oder persönliche Empfehlungen verlassen zu müssen.
Führungskräfte informieren – Teamleitende und Führungskräfte werden oft übergangen, da sie nicht direkt am Einstellungsprozess beteiligt sind. Sie sind jedoch ebenfalls involviert, da sie direkt daran interessiert sind, dass ihre Mitarbeitenden in ihren Teams bleiben. Um die interne Mobilität nicht zu behindern, sollten Sie mit den Führungskräften Kommunikationsregeln festlegen. Legen Sie fest, ob die Mitarbeitenden ihren Supervisor informieren sollen, wie die Kündigungsfrist aussehen soll und so weiter.

5. Lassen Sie die Mitarbeitenden nicht im Stich

A filled position is a relief for an HR manager and a team leader. But what about candidates that fail to get hired?

Gerrid Smith, Chief Marketing Officer at Joy Organics, says “not everyone who applies for an internal job post is qualified or a suitable fit for that role. A basic copy-pasted rejection email isn’t going to cut it if you want to let unsuccessful internal candidates down easily and keep them motivated.”

A rule of thumb is not to divide hiring internally and externally: they’re parts of the same process. Therefore, put your candidate experience first, just as with external hiring. Provide constructive feedback and a roadmap to getting the desired position, such as by devising a personal development plan. Explain that promoting to a new position isn’t a way to recognize the employee’s accomplishments. Consider alternative methods such as mentorship, employee recognition programs, and rotations between positions to keep your team spirit high.